人是英雄哥錢是膽，有多少錢決定能走多遠(yuǎn)，則對(duì)于企業(yè)和個(gè)人是一樣的，對(duì)于經(jīng)營(yíng)和運(yùn)營(yíng)也是一樣的。制定并把控會(huì)議預(yù)算的能力是會(huì)議策劃人或項(xiàng)目經(jīng)理的基本能力之一。因?yàn)?，預(yù)算涉及收入和支出，這是直接關(guān)系到活動(dòng)的成敗的關(guān)鍵因素，所以預(yù)算是會(huì)議活動(dòng)的戰(zhàn)略管理工具，預(yù)算能讓策劃人能夠精確預(yù)測(cè)、監(jiān)測(cè)各項(xiàng)收入和支出、開源節(jié)流，實(shí)現(xiàn)會(huì)議的戰(zhàn)略目標(biāo)。

那么，預(yù)算編制有哪些原則呢？以下就是幾個(gè)基本原則。

1. 必須明確會(huì)議活動(dòng)的財(cái)務(wù)目標(biāo)是什么

在接到一個(gè)會(huì)議活動(dòng)的時(shí)候，首先問問自己（或主辦方），這個(gè)活動(dòng)的目標(biāo)是什么？簡(jiǎn)單來說就是問：這個(gè)活動(dòng)的性質(zhì)是盈利性的活動(dòng)、盈虧平衡的活動(dòng)、還是純粹花錢的活動(dòng)（。

l  盈利性的活動(dòng)通常是商業(yè)企業(yè)、媒體、商務(wù)咨詢公司、會(huì)展企業(yè)等舉辦的商業(yè)性會(huì)議，通過會(huì)議能產(chǎn)生盈利能力，收入必須遠(yuǎn)大于支出。

l  盈虧平衡的活動(dòng)通常是非盈利組織，比如協(xié)會(huì)或NGO主辦的活動(dòng)，目的是不要虧就行，只要收支平衡就行。

l  純粹花錢的活動(dòng)就是貼錢的活動(dòng)，通常是企業(yè)或政府的市場(chǎng)營(yíng)銷、公關(guān)、答謝、回饋類的活動(dòng)。

理想很豐滿，現(xiàn)實(shí)很骨感，即便開始確定了會(huì)議是非盈利性的，或者是純投錢的，但是在執(zhí)行過程中，由于多種原因卻被迫不斷的壓低預(yù)算，縮減開支，甚至希望能夠盈利，處于矛盾的狀態(tài)。因此，在開始就要明確會(huì)議的目的是什么，目的只有1個(gè)，賺錢的就賺錢，投錢的就投錢。在會(huì)議活動(dòng)中的運(yùn)營(yíng)之中，名和利往往不可兼得的。所以，不同的目標(biāo)決定了預(yù)算怎么做。

2. 提早研究和計(jì)劃

明確了目的，就需要開展計(jì)劃和研究。因?yàn)橐?guī)劃活動(dòng)的預(yù)算，開源節(jié)流的細(xì)節(jié)政策的制定不是最簡(jiǎn)單的過程，需要提前收集歷史數(shù)據(jù)和對(duì)標(biāo)的項(xiàng)目的數(shù)據(jù)。提前做預(yù)算的好處還表現(xiàn)在可以盡早得到上級(jí)的支持，將預(yù)算和經(jīng)費(fèi)列入明年的計(jì)劃之中，從而鎖定預(yù)算。

既然是計(jì)劃，也就涉及到預(yù)算的時(shí)間范圍，預(yù)算的收入和支出的開始和結(jié)束時(shí)間很重要，這就需要不僅把獲得第一筆收入和最后一筆收入的時(shí)間做進(jìn)規(guī)劃；還要把第一筆支出和最后一筆支出的時(shí)間做入規(guī)劃，這對(duì)于預(yù)測(cè)現(xiàn)金流、統(tǒng)籌財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，維系良好的贊助商和供應(yīng)商的關(guān)系也很重要。

3. 范圍和分類合理，顆粒度足夠精細(xì)

做會(huì)議預(yù)算對(duì)于收入和支出項(xiàng)需要考慮設(shè)置合理的細(xì)項(xiàng)分類，細(xì)化到二級(jí)目錄、三級(jí)目錄，越細(xì)越好。做好預(yù)算的分類細(xì)項(xiàng)表之后，可以與自己公司的財(cái)務(wù)人員進(jìn)行溝通確認(rèn)是否與企業(yè)財(cái)務(wù)政策和制度相匹配。更重要的還要與上級(jí)撥款單位（協(xié)會(huì)和政府）進(jìn)行確認(rèn)結(jié)構(gòu)和分類是否合理。

分類不合理，精度不細(xì)，會(huì)導(dǎo)致沒辦法報(bào)銷，沒辦法預(yù)測(cè)，沒辦法統(tǒng)計(jì)，更為嚴(yán)重的事沒辦法獲得會(huì)后的審計(jì)和撥款。

4. 提早鎖定能夠托底的金主（贊助商）

制定預(yù)算的一個(gè)秘訣是，獲得贊助商是再多也不嫌多的，但越早獲得就越好。在正式的招商計(jì)劃還沒有發(fā)出去之前，了解誰(shuí)愿意贊助您的活動(dòng)以及愿意贊助多少額度，會(huì)在心理上有獲得一顆定心丸。以我的經(jīng)驗(yàn)而言，往往有一個(gè)或幾個(gè)保底的金主確定之后，才正式發(fā)出贊助計(jì)劃書，招募更多的贊助商，這樣會(huì)更自信。

5.預(yù)算是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過程

英文中通常用budgeting代替budget，budgeting是動(dòng)名詞，因此預(yù)算是一個(gè)動(dòng)態(tài)過程。隨著會(huì)議進(jìn)度的開始，收入和支出都是變動(dòng)的，需要進(jìn)行監(jiān)測(cè)、預(yù)警。為了應(yīng)對(duì)不確定因素，對(duì)沖風(fēng)險(xiǎn)，通常而言，會(huì)按照總費(fèi)用的3-5%預(yù)設(shè)一筆不可預(yù)見費(fèi)（contingency fee），50萬以下活動(dòng)的不可預(yù)見費(fèi)的比例適當(dāng)調(diào)高（比如15%）也是必然的。在異地舉辦的會(huì)議不可預(yù)見費(fèi)適當(dāng)提高比例也是必須的；保守起見建議按照10%作為均值計(jì)算不可預(yù)見費(fèi)。但是，注意在政府會(huì)議之中對(duì)于沒有發(fā)生的不可預(yù)見費(fèi)不能作為撥款的依據(jù)，從而也不能作為會(huì)議的收入，這就需要有更好的辦法規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。

需注意，不同的會(huì)議類別，不可預(yù)見費(fèi)也不一樣，同樣的會(huì)議不同規(guī)模和地點(diǎn)舉辦不可預(yù)見費(fèi)也是不一樣的。一般而言：政府會(huì)議>協(xié)會(huì)會(huì)議>公司會(huì)議。因?yàn)檎鶎?duì)市場(chǎng)規(guī)則不敏感，決策的領(lǐng)導(dǎo)層級(jí)太多，變數(shù)更大，甚至可能為了宏觀社會(huì)效益會(huì)違背市場(chǎng)規(guī)則，所以變化很大。協(xié)會(huì)會(huì)議次之，企業(yè)最次，因?yàn)槠髽I(yè)的決策相對(duì)靈活敏捷。

策劃人要隨時(shí)監(jiān)測(cè)會(huì)議人數(shù)規(guī)模的變化，每天關(guān)注注冊(cè)人數(shù)，特別是付費(fèi)注冊(cè)人數(shù)。適當(dāng)做好促銷手段，千萬不要堅(jiān)持到最后做甩賣，所謂甩賣就是發(fā)現(xiàn)注冊(cè)人數(shù)不夠，降低注冊(cè)費(fèi)；發(fā)現(xiàn)贊助商不夠，降低贊助的金額。這是對(duì)會(huì)議品牌是很大的損傷，甚至?xí)づ呀?jīng)付費(fèi)的贊助商、注冊(cè)代表。

6.收入按少的做，支出按照多的做

有策劃人在做預(yù)算的時(shí)候?yàn)榱税杨A(yù)算做得“漂亮”，往往人為的把預(yù)測(cè)的收入（注冊(cè)費(fèi)和贊助費(fèi)）做高，按照預(yù)計(jì)的人數(shù)來滿打滿算的；而與此同時(shí)把預(yù)測(cè)的支出會(huì)很低，為了讓會(huì)議預(yù)算過審，人為的讓會(huì)議“盈利”。但這樣的預(yù)算編制方法是損人不利己，經(jīng)不起最后的檢驗(yàn)，難以為繼。

正確的方法是把預(yù)算收入往小里做，支出往大里做。支出按照最大人數(shù)做、高配標(biāo)準(zhǔn)來做，收入按照最低可預(yù)見的收入做（比如注冊(cè)費(fèi)可以按照早鳥價(jià)計(jì)算收入，人數(shù)再打個(gè)八折），如果這樣做還能盈利，或者說盡管有虧損但是跳一跳還能盈利，那么就可以繼續(xù)。如果支出/收入比大于1.2就要預(yù)警了，需要進(jìn)一步研究后續(xù)有沒有開源節(jié)流的空間；系數(shù)大于1.5就很危險(xiǎn)，需要重新認(rèn)證可行性；如果大于2就需要推倒重來了。

寬打窄用是民間居家智慧，可以確保家庭民生的運(yùn)轉(zhuǎn)。會(huì)議也是一樣，通過精打細(xì)算，找到盈虧平衡點(diǎn)是很有必要的。在國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議之中，有一個(gè)很好的最佳實(shí)踐就是準(zhǔn)備不同版本的預(yù)算（可以是基于不同人數(shù)規(guī)模的、注冊(cè)費(fèi)收入的、或者場(chǎng)地的），評(píng)估哪種情況下更容易實(shí)現(xiàn)盈虧平衡。

7.僅僅計(jì)算可變成本和固定成本是不夠的

會(huì)議策劃人和主辦方都已經(jīng)習(xí)慣了固定成本（成本不以參會(huì)人數(shù)的增長(zhǎng)而增長(zhǎng)的成本，例如場(chǎng)租費(fèi)）和可變成本（成本以參會(huì)人數(shù)的增長(zhǎng)而呈正比增長(zhǎng)的，如餐飲費(fèi)）。但是，僅僅計(jì)算這些是不夠的，還要考慮：

l  預(yù)計(jì)的利潤(rùn)

l  交給國(guó)際學(xué)會(huì)的返款（如有）

l  傭金支出

l  支付費(fèi)用（銀行手續(xù)費(fèi)、外匯匯兌損失、支付平臺(tái)費(fèi)用）

l  行政費(fèi)用/人員費(fèi)/管理費(fèi)

l  相關(guān)的稅費(fèi)

l  軟件平臺(tái)使用費(fèi)

以上因素應(yīng)該考慮進(jìn)入成本。

注意：行政人員和管理費(fèi)在政府撥款的會(huì)議之中可能不予承認(rèn)。但是，看不見的admin費(fèi)用、overhead費(fèi)用必須計(jì)算在內(nèi)。比如在這個(gè)會(huì)議上總共投入了多少人力，以及因人力而導(dǎo)致的加班、通訊、餐飲費(fèi)。這個(gè)費(fèi)用其實(shí)也是不少的，尤其是當(dāng)一個(gè)會(huì)議跨度超過半年以上的時(shí)候，成本是很高的。因此，不管是自己主辦的會(huì)議還是為別人提供外包服務(wù)的會(huì)議，這筆賬要算清楚。這筆賬是機(jī)會(huì)成本、管理成本、人員保留成本，可以少收但不能不收，可以變通的收。有的公司可能為了贏標(biāo)，只要cover基本成本就干，那么到頭來是損人不利己，服務(wù)質(zhì)量很差，員工也拿不到正常的服務(wù)回報(bào)，導(dǎo)致員工流失。會(huì)議行業(yè)非常注重服務(wù)質(zhì)量，服務(wù)從業(yè)人員自己是否開心是很重要的，服務(wù)業(yè)需要有麗茲卡爾頓酒店提出的gentlemen service gentlemen的理念。

8.為不同的子活動(dòng)/子項(xiàng)目創(chuàng)建獨(dú)立的預(yù)算

對(duì)于大型活動(dòng)而言，難免有很多子活動(dòng)和子項(xiàng)目，比如晚宴、開幕式、分論壇、路演等等。這些活動(dòng)往往有另外的贊助商，或者領(lǐng)導(dǎo)特別在意某一個(gè)子活動(dòng)的預(yù)算。如有必要，要盡可能的給重要的子活動(dòng)做相對(duì)獨(dú)立的預(yù)算。做到橫向縱向每個(gè)維度心中有數(shù)，也可以更好更快的獲得后續(xù)的結(jié)算。

很多會(huì)議由于沒有考慮這一點(diǎn)，導(dǎo)致結(jié)算環(huán)節(jié)出了問題，拖了幾個(gè)月甚至大半年、一年以上沒辦法結(jié)算。

9. 分別制作線上和線下部分的預(yù)算

在疫情期間和后疫情時(shí)代，線上與線下融合辦會(huì)是一個(gè)趨勢(shì)，在這種情況下。需要充分考慮到線上與線下相結(jié)合的復(fù)雜度和難度，統(tǒng)籌線上與線下的收入和開支是策劃人在新的時(shí)代新的技能。

復(fù)雜之處在于線上的注冊(cè)費(fèi)定價(jià)和人數(shù)變化情況，以及因?yàn)橛辛司€上觀眾之后對(duì)于線下參會(huì)者帶來人數(shù)的沖擊，此消彼長(zhǎng)，在這種其工況下如何權(quán)衡預(yù)算？線上的會(huì)議連線和直播需要新的軟硬件設(shè)備，是否有國(guó)際演講嘉賓和觀眾也帶了成本的不確定性。數(shù)字營(yíng)銷推廣的預(yù)算和ROI與傳統(tǒng)的ROI和預(yù)算也是不一樣的，都需要統(tǒng)籌考慮，并能精確細(xì)化。

雙線融合是有難度的，如果做好了雙線融合的預(yù)算計(jì)劃，再壞也不會(huì)糟糕到哪里去。

10. 該省的生，不該省的千萬不能省

精打細(xì)算就如過家家，開源節(jié)流很重要。預(yù)算不足的時(shí)候，可以減少外包的數(shù)量，使用內(nèi)部人員取代外包的服務(wù)，或者與同行置換服務(wù)獲取服務(wù)。省錢的地方有很多，但有些地方不能生，比如涉及到參會(huì)者體驗(yàn)的、涉及到領(lǐng)導(dǎo)人的接待的、涉及到參會(huì)者的大會(huì)餐飲質(zhì)量和服務(wù)不能省、涉及到開幕式和最重要的活動(dòng)的議程和形式不能省。根據(jù)“峰終定律”，這些都是活動(dòng)成功的“峰值體驗(yàn)”。

最后，有沒一些個(gè)人經(jīng)驗(yàn)和體會(huì)呢？

通常而言，會(huì)議開始前的一個(gè)月，會(huì)議的收入基本上就不會(huì)有太大的增福了。這時(shí)候趕緊鎖定并控制成本了。

一般而言，注冊(cè)費(fèi)的收入能夠占總收入的20-30%是很不錯(cuò)的，其余的收入主要靠贊助費(fèi)。一些運(yùn)作得很好的會(huì)議的注冊(cè)費(fèi)收入能做到50%以上，注冊(cè)費(fèi)收入比例能夠收得越高，說明這個(gè)會(huì)議越牛（說明對(duì)贊助商的贊助的依賴度不高）。

注冊(cè)費(fèi)一般怎么定價(jià)呢？基本原則是什么？

一般而言，注冊(cè)費(fèi)總收入不得低于可變支出的總支出。贊助總收入不得低于固定支出+行政開支的總額。對(duì)于一個(gè)在酒店舉辦的會(huì)議的注冊(cè)費(fèi)，一般而言注冊(cè)費(fèi)是這個(gè)會(huì)場(chǎng)的meeting package的1.5-2倍計(jì)算，商業(yè)會(huì)議的系數(shù)則更高，否則，對(duì)于贊助的壓力就很大。

時(shí)代在變，總有新的事物進(jìn)入會(huì)議活動(dòng)之中，策劃人必須能不斷學(xué)習(xí)、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。