作者：PATTI J. SHOCK  

內(nèi)容轉(zhuǎn)自：會(huì)議圈

狹長的多功能廳

狹長的多功能廳會(huì)帶來“保齡球走道”效應(yīng)，這種長方形的會(huì)議室妨礙了了客人的交流與移動(dòng)。也會(huì)影響服務(wù)質(zhì)量，因?yàn)樵S多客人往往會(huì)傾向于聚集在會(huì)議室的一端，導(dǎo)致一端的餐臺(tái)可能非常繁忙，另一段確只有幾個(gè)客人。

與此同時(shí)，將揚(yáng)聲器放置在長形的會(huì)議室中間也是困難的，盡管揚(yáng)聲器也可以安裝在長邊的中間位置，視聽的效果也大打折扣。

柱子

在功能室中，柱子都不好，因?yàn)橹幼钃趿艘暰€。如果在活動(dòng)期間有演講者或視聽演示，效果更差。一些邊緣的柱子是可以接受的，但是太多了會(huì)影響活動(dòng)質(zhì)量。

場地和餐飲服務(wù)商可能提供布置的建議，以盡量減少負(fù)面影響。例如，可以在一些裝飾的柱子之間安排自助餐臺(tái)，這可以增強(qiáng)房間的外觀?；蛘呖梢允褂苗U空的半月型餐臺(tái)將自助餐包裹在柱子周圍。

入口和抵達(dá)口

通常多功能室有足夠數(shù)量的入口和出口，因?yàn)楫?dāng)?shù)氐姆阑鸱ㄒ?guī)需要這樣。

如果您安排了揚(yáng)聲器和/或視聽演示，您還需要知道將設(shè)備運(yùn)入和運(yùn)出多功能廳是否容易，比如有無貨梯，走道是否需要鋪地毯。

部分會(huì)議室設(shè)有戶外入口和裝卸處。如果會(huì)議室不在地面層，是否有大型貨梯可以運(yùn)輸大件物品，甚至是轎車等重物。

主桌的位置

講臺(tái)或主桌不應(yīng)放置于入口附近，因?yàn)閬硗囊苿?dòng)會(huì)打攪演講人。如果有視頻或PPT演講，請嘗試將講臺(tái)設(shè)置為遠(yuǎn)離門的舞臺(tái)的一邊，這樣后來者就不會(huì)在演講人的前面走過并打攪演講。

自然光

如果是視聽演講，您需要最大限度地減少環(huán)境光線的光量（即，盡可能邊自然光從門縫，窗簾縫或工作和服務(wù)區(qū)域滲入黑暗的房間），這些自然光必然會(huì)消除演示（PPT、視頻）中的顏色。

如何創(chuàng)造完美的活動(dòng)氛圍：活動(dòng)策劃者需要了解的內(nèi)容

創(chuàng)造良好的氛圍究竟意味著什么？

氛圍不僅僅是氛圍，這是您在環(huán)境中獲得的感覺，比如：會(huì)議室，那么就是空間的氣氛，它受光、顏色、氣味、聲音、溫度和其他未知因素的影響。

氛圍還包括對空間的情緒和感覺，以及受到這些光線，顏色，氣味，聲音和其他未知元素影響后的感覺。

有時(shí)，多功能廳的外觀或許在您的優(yōu)先級列表中很重要。會(huì)議策劃者經(jīng)常被特定場所外觀所吸引，但最主要的還是氛圍。

在拉斯維加斯，俯瞰拉斯維加斯大道的客房需求量很大。尤其到了晚上，燈光璀璨。山景和水景房也很受歡迎，許多客戶想要預(yù)訂這些房間。

選擇多功能廳時(shí)要注意什么

在觀看多功能廳時(shí)，您首先注意到地板和墻壁覆蓋物的顏色和類型。除了滿足防火和建筑規(guī)范要求外，它們應(yīng)該沒有污漬和確保良好的維修。最好也應(yīng)該品味高雅，裝飾風(fēng)格獨(dú)特。

裝飾會(huì)影響食欲嗎？（是的，真的?。?/span>

在明亮，色彩繽紛的環(huán)境中，與會(huì)者往往會(huì)吃得更多。鮮艷的色彩，如鮮紅色，粉紅色和亮黃色，刺激食欲。深色和冷色調(diào)使食欲減弱。最極端的例子是深綠色，深藍(lán)色，灰色和黑色。

您需要考慮如何為接待的（餐飲）付費(fèi)。如果您按人頭支付每人的費(fèi)用，與會(huì)者吃或喝的數(shù)量無關(guān)緊要，因此您可以擁有鮮艷的色彩。而以消費(fèi)量為基礎(chǔ)進(jìn)行支付時(shí)，在更明亮的房間中的消費(fèi)也會(huì)更高，此時(shí)，可以選擇更暗或更柔和的顏色和照明以便在最終的賬單上節(jié)省資金。

照明水平和聲音

您應(yīng)該考慮多功能廳的照明和聲音功能。如果在用餐期間安排了演講，則房間不能有任何死角，即房間中沒有聲音或難以聽清的區(qū)域。照明應(yīng)由由可調(diào)光的開關(guān)來控制，以達(dá)到最適當(dāng)?shù)恼彰魉健?/span>

人們傾向于自然光，這可以使房間變暖。熒光燈的寒冷刺眼的眩光會(huì)對房間的氛圍產(chǎn)生負(fù)面影響。雖然白熾燈照明比熒光燈更溫暖，但全光譜照明視覺更好。

 有時(shí)，如果我對一個(gè)活動(dòng)感到厭倦，我會(huì)通過觀察和計(jì)算吊燈中燒壞的燈泡來自娛自樂。我也會(huì)環(huán)顧四周看看底板上是否有劃痕或臟地毯。這些表明了該物業(yè)對維護(hù)的態(tài)度。如果客人看到吃的場所都不符合標(biāo)準(zhǔn)，我有時(shí)會(huì)不自然聯(lián)想道廚房是否保持清潔?！恋傩菘耍ň频杲逃遥骷液皖檰枺?/span>

活動(dòng)設(shè)計(jì)和主題對活動(dòng)產(chǎn)生影響

不要低估活動(dòng)設(shè)計(jì)對整體體驗(yàn)的影響。

記住，你是為人們創(chuàng)造回憶。我相信你已經(jīng)參加了許多令人難忘的活動(dòng) - 無論記住的是好還是壞。

是什么讓人難忘？裝飾？食物？服務(wù)？娛樂？獎(jiǎng)項(xiàng)？

人們通常只記得特別好和非常壞的。一般的活動(dòng)很快就會(huì)被遺忘。

不要犯這些錯(cuò)誤

我曾經(jīng)參加過一場黑領(lǐng)帶的BBQ自助餐。你猜對了。客人穿著燕尾服和亮麗的禮服，而他們的自助餐盤裝有燒烤排骨。我甚至參加了一場吃玉米棒的招待會(huì)。

策劃者在想什么？餐飲經(jīng)理在想什么呢？

值得冒險(xiǎn)的晚餐

與早餐或午餐不同，會(huì)議策劃者通常在預(yù)訂晚餐時(shí)更具冒險(xiǎn)精神：

他們通常有更多的錢和時(shí)間來策劃。

法式和俄式服務(wù)方式在晚餐中更普遍。

自助，預(yù)置和提前布置的餐飲服務(wù)樣式更多。

頒獎(jiǎng)典禮中，娛樂和舞蹈更為常見。

許多晚宴只是主題的一部分，比如，是籌款活動(dòng)或其他類型的主題的一部分，其中餐飲服務(wù)只是活動(dòng)的一部分，很少有晚餐僅用于聚餐的目的。

晚餐參與者一般時(shí)間較充裕。他們通常不必在晚上參加商務(wù)會(huì)議或任何其他類型的活動(dòng)。

如何挑選有吸引力的菜單

許多活動(dòng)策劃者沒有足夠的烹飪背景或?qū)I(yè)知識來規(guī)劃主要的餐飲功能。例如，我不推薦大批量的牛排，因?yàn)橹乜陔y調(diào)，有的人要吃生一點(diǎn)，有的人要吃熟一點(diǎn)，而一旦切好肉汁滲出后，它就會(huì)迅速失去熱量。同樣，大批量的蛋奶酥（Souffle）也不好。

食物必須做的不僅僅是味道好，它必須看起來一樣很好，并且呈現(xiàn)出美麗的色澤。我們真的是先用眼睛去吃。今天，隨著朋友圈美食現(xiàn)象的出現(xiàn)，許多客人在社交媒體發(fā)布他們的飯菜照片。

晚餐通常比一般的吃飯重要得多得多。餐飲只是其中的一部分。在幫助客戶規(guī)劃這些重大活動(dòng)時(shí)，您需要與能夠與兼顧許多亮點(diǎn)和特色活動(dòng)的餐飲服務(wù)商合作。

來自專業(yè)廚師對于菜單和服務(wù)建議

為會(huì)議選擇菜單選項(xiàng)聽起來像是一個(gè)簡單的任務(wù)，但搞不好它可能是令人生畏的。您可能認(rèn)為威靈頓牛肉聽起來很美味，但是有些人卻不喜歡它，因?yàn)檫@種牛肉通常在包裹在酥皮糕點(diǎn)之前先涂上了肉醬（鵝肝）。（你可以要求換做蘑菇涂層。）

溝通至關(guān)重要。我覺得活動(dòng)策劃者一般都把重點(diǎn)放在餐廳服務(wù)的前端（即布置，裝飾等），但很多時(shí)候都忽略了告訴后廚前面正在發(fā)生的事情，一個(gè)幾乎總是忽略的問題是服務(wù)時(shí)間（上菜的時(shí)間）。許多活動(dòng)似乎總是遲到開始，但這個(gè)信息對于廚師來說至關(guān)重要，特別是正式西餐。但是，對自助餐同樣重要，你當(dāng)然不希望食物在餐盤中過度烹飪?！狦REG M. PAULSON，廚師，，佐治亞州西北技術(shù)學(xué)院

作為一名廚師，我會(huì)關(guān)注所有關(guān)于宴會(huì)活動(dòng)任務(wù)單（BEO）的細(xì)節(jié)，菜單選擇、更具體的時(shí)間、流程等。我不希望客人在跑道廚房來催。但是如果大廳前面的人沒有通知我們宴會(huì)晚點(diǎn)的話，那么西式盤餐的食物（餐）會(huì)立即開始失去質(zhì)量，（如，在熱箱中過度烹飪的主菜，沙拉醬放得太早，不同的食物、湯等，需要保持一定的溫度和時(shí)間內(nèi)下才有好的口感）。

所有各方（前廳后廚）都必須提前了解特殊的膳食結(jié)構(gòu)。我建議您提前介紹這頓晚宴的服務(wù)員。通過這種方式，廚師會(huì)在上特定菜的時(shí)候熟悉他/她們。這對于準(zhǔn)備可能含有食物過敏原的菜肴非常重要。

許多活動(dòng)策劃者未能在他們的服務(wù)合同中告知廚師當(dāng)晚樂隊(duì)成員的用餐情況。我曾有幾個(gè)婚禮宴會(huì)，當(dāng)服務(wù)員在服務(wù)前一個(gè)小時(shí)漫步到廚房，告知為樂隊(duì)提供12份餐。廚師當(dāng)時(shí)滿頭霧水，“你在說什么？吃什么？”

您的晚宴應(yīng)該避免哪些菜單選項(xiàng)？

有些菜單項(xiàng)要避免，例如：

1.太精細(xì)不好處理、太容易破碎的東西

例如：一些容易蛻皮的新鮮魚 – 比目魚

2.任何不容易保鮮的食物（過度烹飪）

示例：Angelhair pasta or scallops（天使頭發(fā)，即意大利面的一種或扇貝等）

3.冷起來快而只有熱的好吃的東西

例子：因?yàn)檫@個(gè)原因，我不喜歡清蒸。盡管它可以在一個(gè)可愛的拋光的不銹鋼容器中加熱并由服務(wù)員裝到熱杯中，但它似乎總是有點(diǎn)冷，特別是當(dāng)送至到第7、8和10位客人的時(shí)候。

順利的準(zhǔn)備晚餐服務(wù)：活動(dòng)策劃小貼士

服務(wù)至關(guān)重要?；顒?dòng)中的許多美食都因服務(wù)質(zhì)量差而被搞砸了。

無論餐飲功能的質(zhì)量如何，餐廳設(shè)置和整體氛圍如何，服務(wù)質(zhì)量差都會(huì)大大降低與會(huì)者對活動(dòng)的欣賞和享受。

糟糕的服務(wù)將掩蓋活動(dòng)的任何其他閃光的方面。如果缺乏服務(wù)，與會(huì)者將永遠(yuǎn)不會(huì)高興。他們通常會(huì)記住一個(gè)糟糕的經(jīng)歷，而不是一個(gè)好的經(jīng)歷。

要注意重要的晚餐服務(wù)時(shí)間

在您想要開始用餐服務(wù)之前大約15分鐘，開始提醒與會(huì)者。這時(shí)候要啟動(dòng)音樂，調(diào)暗前功能區(qū)域的燈光，可響鈴，或發(fā)出語音通知，告知與會(huì)者可進(jìn)入餐廳并開始就坐。

當(dāng)與會(huì)者走進(jìn)餐廳時(shí)，服務(wù)員應(yīng)該準(zhǔn)備好站在他們的站位，而不是靠在墻上相互交談。

從吃到拿走盤子，沙拉套餐應(yīng)該需要二十到三十分鐘。

主菜應(yīng)該需要大約三十到五十分鐘。

甜點(diǎn)應(yīng)該需要二十到三十分鐘。

典型的晚宴活動(dòng)將需要約兩小時(shí)的宴會(huì)服務(wù)。

關(guān)于活動(dòng)服務(wù)員的比率的指導(dǎo)意見

你曾就服務(wù)水平進(jìn)行嗎？

你問過酒店，他們的服務(wù)員比例是多少嗎？

成功的活動(dòng)需要配備充足的服務(wù)人員。

勞動(dòng)力成本驚人，因此大多數(shù)酒店都有員工配備指南。他們制定嚴(yán)格的服務(wù)比率。無論服務(wù)方式如何，菜單類型或服務(wù)員是否負(fù)責(zé)葡萄酒服務(wù)，通常的比例是在餐飲服務(wù)中，每32位就餐者配備一名服務(wù)員。

膳食服務(wù)水平可以從每8位客人配1名服務(wù)員到每40位客人配1名服務(wù)員。雖然大多數(shù)餐飲服務(wù)人員的人員配備標(biāo)準(zhǔn)是1:32，但如果有葡萄酒或法式宴會(huì)服務(wù)，活動(dòng)策劃者應(yīng)嘗試協(xié)商1:20或1:16，服務(wù)員越多當(dāng)然服務(wù)質(zhì)量越好。

除了一般服務(wù)員之外，還應(yīng)該配備協(xié)調(diào)員（機(jī)動(dòng)服務(wù)），每3名服務(wù)員配備一名機(jī)動(dòng)服務(wù)員（Busperson）。

如果傳統(tǒng)的坐式就餐，包括俄羅斯，法式宴會(huì)或倒酒服務(wù)，您通常應(yīng)該要求每16位與會(huì)者配備一名服務(wù)員。也就是一名服務(wù)員負(fù)責(zé)兩桌，或者3名負(fù)責(zé)十桌。每6-10桌再增加配備一名機(jī)動(dòng)員。

如果有VIP參加的，有不同餐飲需求的，需要配備額外的服務(wù)員，配別是主桌需要增加多民定點(diǎn)的服務(wù)員。

一場活動(dòng)幾道菜？

晚餐通常包括多道菜 - 從3到9道不等?？赡馨ǖ娜缦拢?/span>

開胃菜

湯

沙拉

Intermezzo

魚類

主菜：肉類，蔬菜，淀粉類，面包

甜點(diǎn)

甜點(diǎn)、奶酪

飲料

選擇食物不能冒險(xiǎn)

你永遠(yuǎn)不應(yīng)該根據(jù)自己的喜好選擇任何東西 - 無論是食物，音樂，演藝人員還是演講者。

了解與會(huì)者的人口統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)至關(guān)重要，但有一些線索信息可以讓您概括某些特征。例如，收入較高的人通常對食物更冒險(xiǎn)，因?yàn)樗麄兛梢栽诤芏嗷ㄉ诘牟宛^吃不同的東西，他們會(huì)介紹獨(dú)特的食物和制作方法。

此外，您應(yīng)該在評估表中添加一個(gè)可以發(fā)表評論的部分，以便與會(huì)者對食物進(jìn)行具體點(diǎn)評，而不僅僅是在喜好度量表中進(jìn)行打分。

如何處理特殊膳食和飲食要求：活動(dòng)策劃者的責(zé)任

現(xiàn)在對特殊膳食的需求比以往任何時(shí)候都多。與會(huì)者有各種類型的過敏、喜好、宗教戒律，醫(yī)生的叮囑，清真，素食，無麩質(zhì)，低鹽，低脂肪，低碳水化合物和介于兩者之間的一切可能。

您應(yīng)該提前制定處理客人特殊膳食要求的程序。最后一刻的請求會(huì)把廚房搞暈。因?yàn)樗麄儧]有事先計(jì)劃好備餐，以至于不得不偏離原先的工作計(jì)劃，這就會(huì)減慢工作進(jìn)度，降低服務(wù)質(zhì)量。

應(yīng)要求有特殊需求的與會(huì)者事先申報(bào)提交特殊膳食請求。他們不應(yīng)該直接聯(lián)系餐飲服務(wù)商，這可能會(huì)引起混淆和混淆。

如果有足夠的預(yù)先警告，場地可以從猶太廚房訂購猶太餐。當(dāng)然，這將產(chǎn)生一筆額外的費(fèi)用。

在猶太食品方面，您必須小心地詢問“客人吃什么級別的猶太食品”？（猶太風(fēng)格，格拉特，用紙還是塑料包裝等）當(dāng)服務(wù)100％猶太人的活動(dòng)時(shí)，你得請求拉比的憐憫，有些比其他拉比更苛刻。我曾和一位拉比在一個(gè)晚宴上為2000名猶太客人服務(wù)，他讓我們訂購“整只鮭魚”，這些鮭魚重達(dá)一噸，重量很大，運(yùn)輸成本很高?！狶ISA LYNN BACKUS，拉斯維加斯里約酒店的餐飲/會(huì)議服務(wù)經(jīng)理

一些策劃者試圖要求降低蔬菜或水果盤等價(jià)格，因?yàn)樗麄冋f一盤蔬菜的花費(fèi)的價(jià)格低于牛排的價(jià)格。但是，額外準(zhǔn)備和提供特殊膳食需要更多的勞動(dòng)力。特殊餐點(diǎn)的價(jià)格應(yīng)與普通菜單相同或更高。因?yàn)?，額外的勞動(dòng)和協(xié)調(diào)是一項(xiàng)費(fèi)用。

一些策劃人員會(huì)在登記表上添加備注，要求任何過敏或殘障人士與策劃人員聯(lián)系，以便事先安排。全國餐飲與活動(dòng)協(xié)會(huì)（NACE）在注冊表中打印所有的菜單，參會(huì)者需要任何替換提交表格即可。

您的活動(dòng)是否會(huì)刺激感官，讓人獲得真正難忘的體驗(yàn)？

有五種不同的感官，嗅覺，觸覺，味覺，視力，聽力。

那么，您是否正在使用所有五種感官來激發(fā)與會(huì)者參與活動(dòng)？

味覺

氣味可能是一種強(qiáng)大的感覺。氣味通常是我們對刺激的第一反應(yīng)。有各種類型的氣味，包括：

香味是指花的味道。請注意，桌花的香味會(huì)影響口感并壓倒盤中食物的味道。避免在桌子上放置有強(qiáng)烈香味的花朵。

香氣通常指食物的氣味。培根煎炸的香氣，早晨沖泡的咖啡，爆米花爆裂 - 都喚起人們的回憶和期待。

氣味是指難聞的氣味，如魚腥味，會(huì)議室陳悶的空氣，霉味等。

與其他感官相比，嗅覺與處理情緒和聯(lián)想的大腦部分的聯(lián)系更密切。

觸摸 

想想您可以感受到的所有不同質(zhì)地和溫度。訂購桌布，手感要好，要柔滑的或柔軟的。

味道

毫無疑問，提供美味的食物要考慮味道，質(zhì)地和溫度。

視覺

照明可以為活動(dòng)創(chuàng)造基調(diào)，營造愉悅的氛圍。有各種類型的燈可供選擇，從掛在榕樹上微小的閃閃發(fā)光的燈到墻壁和天花板或地板上投影圖像的logo燈。

色彩喚起感情。紅色和橙色是熱的顏色，讓人興奮。藍(lán)調(diào)和綠色是冷色調(diào)和平靜的人。正如我們之前提到的那樣，與會(huì)者將在光線充足的明亮的室內(nèi)吃喝更多。

聲音和聽覺

聽覺是通過檢測振動(dòng)來感知聲音的能力。愉快的聲音，如接待處或晚餐時(shí)的音樂，可以營造一種情緒。熱帶鳥類的原聲帶和/或熱帶的降雨聲可以營造夏威夷式宴會(huì)的氛圍。

所以，戴上你的創(chuàng)意思考帽，想出將所有五種感官囊括在你的活動(dòng)中的想法。

從活動(dòng)入口處就要營造不同凡響的印象

注意，體驗(yàn)，從門口開始。

現(xiàn)在，許多活動(dòng)都融入了“紅地毯”走秀的體驗(yàn)，在“Step and Repeat”背景墻前面拍攝照片，這個(gè)詞語來源于讓人們走在背景前面向攝影師擺姿勢拍照后離開，而下一個(gè)人重復(fù)這個(gè)動(dòng)作。

燈光，道具，都可以用來增強(qiáng)情緒。圖案燈可以在地板和墻壁上創(chuàng)建圖像。

好的活動(dòng)入口的一個(gè)例子

我曾經(jīng)參加過印第安納瓊斯主題活動(dòng)，我們通過飛機(jī)機(jī)身進(jìn)入。但也不要太古怪。

不好的入口的一個(gè)例子

我曾經(jīng)參加過一個(gè)早餐會(huì)，在那里我們不得不途徑一堆雞箱。就餐前，這種氣味非常令人不快。對于主題活動(dòng)。活動(dòng)入口必須反映活動(dòng)的主題。我在Pinterest上關(guān)于入口的圖片中有很多不錯(cuò)的創(chuàng)意。

在入口處配備服務(wù)員，托舉著特色飲料，葡萄酒或開胃菜盤，這就是好客的標(biāo)志。也可以減少排隊(duì)取餐的人次。