作者：PATTI J. SHOCK  

內(nèi)容轉(zhuǎn)自：會(huì)議圈

每個(gè)人都喜歡精彩的頒獎(jiǎng)典禮。但是怎么樣讓頒獎(jiǎng)典禮真正脫穎而出？學(xué)習(xí)最佳實(shí)踐以及專(zhuān)業(yè)人士的建議是創(chuàng)造精彩時(shí)刻的最好辦法。

雖然食物是頒獎(jiǎng)典禮和其他社交活動(dòng)的主要組成部分，但還有許多其他事項(xiàng)需要考慮，比如：仔細(xì)考慮時(shí)間、地點(diǎn)、場(chǎng)地、會(huì)場(chǎng)、娛樂(lè)、主題、裝飾、燈光、供應(yīng)商。

雖然本文的重點(diǎn)是獎(jiǎng)項(xiàng)活動(dòng)，但大部分信息也適用于許多其他類(lèi)型的晚會(huì)活動(dòng)，例如黑領(lǐng)帶活動(dòng)，晚會(huì)和晚宴。

當(dāng)人們前往會(huì)議或活動(dòng)，你問(wèn)他們?yōu)槭裁磪⒓訒r(shí)，回答通常是教育、社交圈，商務(wù)等。很少有人提及參加活動(dòng)是以精美的食物為目的。然而，當(dāng)他們回來(lái)時(shí)，你再問(wèn)他會(huì)議如何如何時(shí)，他們談?wù)摰牡谝患率撬麄儏⒓拥念C獎(jiǎng)晚會(huì)/晚宴/派對(duì)/社交活動(dòng)，還包括一些好的和不愉快的經(jīng)歷。

在正式切入正題之前，不妨先來(lái)幾個(gè)定義：

什么是頒獎(jiǎng)典禮？

頒獎(jiǎng)典禮是慶祝、表彰個(gè)人或組織的卓越貢獻(xiàn)和成就的活動(dòng)，也被稱(chēng)為頒獎(jiǎng)晚會(huì)，頒獎(jiǎng)儀式，頒獎(jiǎng)典禮，表彰大會(huì)等?；顒?dòng)通常在晚上舉行，最常見(jiàn)的是穿戴正裝，佩戴黑色領(lǐng)帶。

什么是GALA晚宴？

GALA的得名可能是來(lái)源galaxy(即星系，譯者注)，也就是全體大會(huì)之后的盛大聚會(huì)，既有眾星捧月、光芒四射的大人物，也有群星璀璨的嘉賓。這樣的場(chǎng)合通常包括晚餐和娛樂(lè)?？腿舜┲A麗得體的服裝，包括晚禮服和黑色領(lǐng)帶。

什么是黑色領(lǐng)帶活動(dòng)？

黑領(lǐng)帶活動(dòng)的意思是需要正式著裝的社交場(chǎng)合和著裝要求。傳統(tǒng)上，晚間活動(dòng)，晚宴，舞會(huì)，頒獎(jiǎng)典禮，籌款活動(dòng)和派對(duì)通常都是黑領(lǐng)帶活動(dòng)。如果您曾經(jīng)想過(guò)要在黑領(lǐng)帶和白領(lǐng)帶活動(dòng)中穿什么，下面有一些提示：

黑領(lǐng)帶活動(dòng)的禮儀和著裝規(guī)范

關(guān)于晚間活動(dòng)的著裝要求往往存在很多混淆。以下是關(guān)于黑領(lǐng)帶和白領(lǐng)帶活動(dòng)中可接受（和不可接受）的明確解釋。知道在頒獎(jiǎng)典禮上穿什么是非常重要的，請(qǐng)仔細(xì)考慮頒獎(jiǎng)典禮上的著裝要求。

黑領(lǐng)帶活動(dòng)穿些什么？

黑色領(lǐng)帶活動(dòng)的著裝要求是正式的晚禮服，但黑色領(lǐng)帶活動(dòng)的服裝不如白色領(lǐng)帶著裝正式。

男士應(yīng)該穿一件在美國(guó)被稱(chēng)為燕尾服的晚禮服，還有一件白色禮服襯衫，帶袖扣和黑色領(lǐng)結(jié)。腰帶或背心應(yīng)搭配精巧正式的皮鞋。

女性通常穿著長(zhǎng)長(zhǎng)的晚禮服，珠寶和高跟鞋。更短，迷人的雞尾酒禮服配黑色領(lǐng)帶也可以。

白領(lǐng)帶活動(dòng)的禮儀和著裝規(guī)范

白色領(lǐng)帶是最正式的著裝規(guī)范，也被稱(chēng)為全晚禮服或禮服套裝。白色領(lǐng)帶象征著最精彩，最特別的活動(dòng)和場(chǎng)合。

對(duì)于男士來(lái)說(shuō)，白色領(lǐng)帶需要穿著挺刮的白色襯衫，背心，白色領(lǐng)結(jié)，黑色西裝。白領(lǐng)帶活動(dòng)絕對(duì)不能穿常規(guī)燕尾服。

對(duì)于女性來(lái)說(shuō)，長(zhǎng)晚禮服是必不可少的，對(duì)于最高級(jí)別的活動(dòng)，帶袖套也是必要的。

策劃頒獎(jiǎng)典禮或晚會(huì)，首先必須明確活動(dòng)的目標(biāo)和原因

舉辦頒獎(jiǎng)典禮對(duì)每個(gè)人來(lái)說(shuō)都是一件大事，意味著得到認(rèn)可和表彰。在策劃頒獎(jiǎng)典禮，晚宴活動(dòng)或黑領(lǐng)結(jié)活動(dòng)之前，首先需要確定活動(dòng)的原因，這與舉辦會(huì)議或展覽并沒(méi)有什么不同。

比如：破冰船招待會(huì)，頒獎(jiǎng)晚宴，退休派對(duì)，假日派對(duì)，籌款活動(dòng)嗎？確定原因之后，想想你想要達(dá)到的結(jié)果（目的）。 

為了達(dá)到活動(dòng)的原因，需要按照SMART原則創(chuàng)建目標(biāo)。

SMART就是具體，可量化，可達(dá)到，相關(guān)，時(shí)效的英文首字母的縮寫(xiě)。

比如：舉辦本次晚宴將的目的是在未來(lái)3個(gè)月內(nèi)完成20%的贊助。

誰(shuí)出席活動(dòng)：

你需要考慮出席嘉賓的人口統(tǒng)計(jì)學(xué)和心理特征，因?yàn)槟惚仨毩私膺@些受眾。因此從裝飾到菜單再到娛樂(lè)都將取決于誰(shuí)來(lái)參加。

雖然人口統(tǒng)計(jì)學(xué)描述了年齡范圍，性別，教育水平等等，但心理畫(huà)像與生活方式有關(guān)。生活在紐約的人可能與居住在堪薩斯州農(nóng)村的人具有相同的人口統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，并且生活方式完全不同。心理特征包括個(gè)性，價(jià)值觀，觀點(diǎn)，態(tài)度，愛(ài)好和興趣。心理學(xué)解釋'為什么'他們?cè)谀抢铩?/span>

獲獎(jiǎng)名單如何確認(rèn)

獎(jiǎng)勵(lì)是出于各種原因給予個(gè)人或團(tuán)體的一種榮譽(yù)或認(rèn)可。獎(jiǎng)勵(lì)可以用于獲得成就，例如贏得體育賽事或終身成就獎(jiǎng)，年度會(huì)員獎(jiǎng)，年度教育獎(jiǎng)等獎(jiǎng)項(xiàng)。該獎(jiǎng)項(xiàng)是大眾對(duì)卓越的認(rèn)可。

通常會(huì)有一個(gè)提名流程，指定一個(gè)委員會(huì)來(lái)選擇獲獎(jiǎng)?wù)摺?/span>

在頒獎(jiǎng)之前，獲獎(jiǎng)人應(yīng)該得知獲獎(jiǎng)嗎？

關(guān)于是否讓獲獎(jiǎng)人提前知道獲獎(jiǎng)或者讓給他們創(chuàng)造驚喜，一直都存在爭(zhēng)論。站在獲獎(jiǎng)人的角度而言，獲獎(jiǎng)人通常更喜歡事先知道，因?yàn)樗麄兛梢允孪葴?zhǔn)備他們的獲獎(jiǎng)感言和適當(dāng)?shù)脑u(píng)語(yǔ)，而不是在當(dāng)場(chǎng)突然的手足無(wú)措。盡管損失了驚喜，但是這使得獲獎(jiǎng)演講或感言更自然。

當(dāng)我被引入活動(dòng)產(chǎn)業(yè)理事會(huì)名人堂時(shí)，活動(dòng)策劃人是拉斯維加斯米高梅負(fù)責(zé)活動(dòng)的Lenny Talarico。他在活動(dòng)開(kāi)始之前悄悄地打電話給我，讓我分享一些關(guān)于我自己的事情，我告訴他我是搖滾極客，我喜歡60年的代搖滾樂(lè)。因此，他以搖滾音樂(lè)為主題，布置音樂(lè)，舞蹈，甚至是吉他形狀的甜點(diǎn)。當(dāng)他們跳舞時(shí)，舞者們?cè)谖枧_(tái)上帶著我的名字。四周都有伴舞者、雜技演員等。這是一個(gè)我永遠(yuǎn)不會(huì)忘記的夜晚。而且，這就是您希望獲獎(jiǎng)?wù)吣芨惺艿玫降膶儆谒麄兊囊雇?，您希望他們感到特別。

晚會(huì)要讓人保持清醒和適量的飲酒

許多會(huì)議活動(dòng)會(huì)搞一個(gè)頒獎(jiǎng)典禮。會(huì)議策劃者和餐飲服務(wù)商需要找到得體方法，在確保獲獎(jiǎng)?wù)攉@得足夠尊重、認(rèn)可的情況下，減少令人乏味、喧嘩的環(huán)節(jié)。

頒獎(jiǎng)宴會(huì)通常是會(huì)議最后一晚舉行的盛大宴會(huì)的一部分。然而，這種方法有幾個(gè)缺點(diǎn)。一方面，與會(huì)者剛剛經(jīng)過(guò)幾天的緊張會(huì)議和其他商業(yè)活動(dòng)，并準(zhǔn)備參加派對(duì)。他們中的大多數(shù)人可能在晚上早些時(shí)候去過(guò)一次或多次招待會(huì)，并且喝了幾杯含酒精的飲料。如果用餐時(shí)無(wú)限量提供葡萄酒，參會(huì)群體可能會(huì)變得喧嘩吵鬧，哪有精力看頒獎(jiǎng)。

所以，控制究竟供應(yīng)對(duì)于頒獎(jiǎng)晚宴而言就是控制參會(huì)群體的行為。

頒獎(jiǎng)晚宴的一些新趨勢(shì)

如果頒獎(jiǎng)典禮是大型的多天舉辦的會(huì)議的一部分，則會(huì)出有不同的方法。新的趨勢(shì)是在會(huì)議開(kāi)始的早期就頒發(fā)獎(jiǎng)項(xiàng)，例如，第一天。這確保了與會(huì)者的全神貫注。它還確保獲獎(jiǎng)?wù)咴谡麄€(gè)會(huì)議期間都沉醉在聚光燈下，激動(dòng)不已。

這樣做的另一個(gè)好處是，第一天晚上可能會(huì)有更多人在場(chǎng)。因?yàn)樵S多與會(huì)者在最后一天都會(huì)提前離開(kāi)，不會(huì)參加最后的宴會(huì)，是為了節(jié)省額外的酒店費(fèi)用或快點(diǎn)回家。這意味著最后一晚的出勤人數(shù)往往較低。

也可以在早餐或午餐時(shí)頒獎(jiǎng)。因?yàn)樵谶@些時(shí)候，與會(huì)者會(huì)更緊張。然后他們可以在最后一晚享受樂(lè)趣和徹底的放松。

如果有多個(gè)獎(jiǎng)項(xiàng)要頒發(fā)，另一種策略是在整個(gè)會(huì)議期間循環(huán)播放獎(jiǎng)項(xiàng)。您可以從次要獎(jiǎng)項(xiàng)開(kāi)始頒發(fā)，最重要，最有聲望的獎(jiǎng)項(xiàng)留到最后頒。

如果您仍然喜歡傳統(tǒng)的在最后一晚頒獎(jiǎng)，您應(yīng)該在開(kāi)始就致辭，頒獎(jiǎng)，而不是在用餐快結(jié)束時(shí)。如果所有獎(jiǎng)項(xiàng)都在最后頒發(fā)，唯一的機(jī)會(huì)是在上甜點(diǎn)之前或期間就開(kāi)始。否則，要么會(huì)者會(huì)忽略頒獎(jiǎng)環(huán)節(jié)，而投入到地下的談話之中，而有的與會(huì)者甚至可能會(huì)提前離開(kāi)。

餐飲服務(wù)商還必須了解禮儀、流程，座位安排以及與儀式相關(guān)的其他類(lèi)慮因素。比如，何時(shí)倒酒，何時(shí)上菜，如果祝酒的時(shí)候沒(méi)有上酒就尷尬了，如果提前上菜大家光顧吃也尷尬了。

選擇合適的場(chǎng)地

哪些要點(diǎn)應(yīng)該寫(xiě)在你的需求單（RFP）中呢？

需求書(shū)（RFP），是一份正式文件，征求潛在場(chǎng)地舉辦此次活動(dòng)的方案。收到場(chǎng)地方的提案的質(zhì)量將與您發(fā)出RFP的質(zhì)量相關(guān)。因此，請(qǐng)務(wù)必包括所有要求，無(wú)論大小。

RFP應(yīng)包括：

簡(jiǎn)介/概述

主要聯(lián)系人

組織名稱(chēng)

聯(lián)系信息

可用日期

時(shí)間范圍

來(lái)賓人數(shù)

參加者簡(jiǎn)介

嘉賓的人口統(tǒng)計(jì)資料

預(yù)期的特殊膳食的數(shù)量/類(lèi)型

可到達(dá)性需求

任何外地客人（如果住酒店）的預(yù)計(jì)睡眠數(shù)量

活動(dòng)的簡(jiǎn)介

活動(dòng)的目的

獎(jiǎng)項(xiàng)類(lèi)型

主題

裝飾風(fēng)格

裝飾空間

服務(wù)員的比率

服務(wù)員與來(lái)賓的比率：平均1:32

協(xié)商更高比例的服務(wù)員：法式服務(wù)1:20; 倒酒服務(wù)1:16

特殊要求

搭建類(lèi)型

無(wú)聲拍賣(mài)

冰雕

自助餐等

預(yù)算

贊助

任何額外的費(fèi)用

場(chǎng)地費(fèi)

 WiFi

服務(wù)費(fèi)

停車(chē)等

有關(guān)以前活動(dòng)的信息

近3年來(lái)的活動(dòng)歷史信息，包括出席率和花費(fèi)金額

首選通信方法

電子郵件

電話

文字

信

提交提案的截止日期

如何提交提案（紙質(zhì)版或電子版）

所需的提案副本數(shù)量

提案格式（Word，PDF等）

電子郵件附件

上傳到網(wǎng)站等

決策和通知日期

封面

協(xié)商談判

與任何談判一樣，您需要利用杠桿。如果您的預(yù)算較低，您很可能需要支付額外的人工費(fèi)。預(yù)算高的活動(dòng)則可以獲得一些減免的收費(fèi)。請(qǐng)注意，此必須在簽訂合同之前簽署合同。與任何協(xié)議一樣，請(qǐng)確保以書(shū)面形式簽署并簽字。

頒獎(jiǎng)活動(dòng)場(chǎng)地的重要性

你將在哪里舉辦活動(dòng)？

如果是會(huì)議的最后一個(gè)晚上，您可能希望將其保留在主辦酒店，因?yàn)?，后勤保障上更容易?/span>

如果您有預(yù)算（或贊助商），您可以選擇一個(gè)酒店之外的場(chǎng)地以增加驚喜元素。但您必須將班車(chē)交通或運(yùn)輸?shù)某杀居?jì)入進(jìn)去。

為您的活動(dòng)選擇合適的場(chǎng)地：在您簽署合同之前要問(wèn)的問(wèn)題

酒店或會(huì)議中心多功能廳的天花板高度一般在11英尺到14英尺之間。較低的天花板可能讓空間感覺(jué)擁擠。而更高的天花板會(huì)產(chǎn)生回響，需要安裝了吸音織物。

許多會(huì)議策劃人員現(xiàn)在正在互聯(lián)網(wǎng)上進(jìn)行場(chǎng)地考察，甚至沒(méi)有親自到訪。這樣做必須注意以下事宜：

您查看圖片可能是過(guò)時(shí)的，您無(wú)法分辨房間是什么樣的。

您無(wú)法聞到場(chǎng)地的氣味，看是否通風(fēng)良好，是否有任何氣味或可能霉菌。

如果沒(méi)有實(shí)地到訪場(chǎng)地，就無(wú)法知道外面或廚房是否有噪音。

當(dāng)需要話筒，演講和音樂(lè)時(shí)，檢查音控裝置非常重要

走一遍客人抵達(dá)的動(dòng)線圖是必要的。

如果多功能廳直接靠近廚房，走廊和服務(wù)走廊，應(yīng)采取一些措施，以防止后面不必要的香氣和噪音滲入功能室。在這些幕后區(qū)域移動(dòng)的員工可能偶爾會(huì)分散注意力。

如果員工在服務(wù)走廊里偷聽(tīng)，大笑或說(shuō)話，可能影響與會(huì)者的注意力。應(yīng)提醒員工在這些區(qū)域輕聲說(shuō)話，以盡量減少噪音干擾。

在選擇適合舉辦活動(dòng)的功能廳時(shí)，您需要考慮幾件事情：主要因素是氛圍，參加者的舒適度，功能室外觀，位置，公用設(shè)施和面積。

大多數(shù)酒店現(xiàn)在收取場(chǎng)租費(fèi)，除非活動(dòng)利潤(rùn)豐厚的情況下才可協(xié)商減免，比如小費(fèi)的食品和飲料收入，有無(wú)住宿收入等。

策劃者需要了解的會(huì)議室的規(guī)格信息：

活動(dòng)策劃者在策劃頒獎(jiǎng)典禮時(shí)需要了解的場(chǎng)地信息有：

天花板高度（包括高度的變化 – 考慮天花板高度較低的區(qū)域和吊燈的高度）

是否有柱

出口和入口的數(shù)量和位置

洗手間的位置，數(shù)量和質(zhì)量

電源功率和插座位置

消防通道和緊急疏散程序

房間的整體外觀非常重要，需要考慮以下方面：

照明

隔音效果

地板和墻壁覆蓋物的顏色和類(lèi)型

墻面處理

味道

可識(shí)別度

布局

會(huì)場(chǎng)對(duì)于活動(dòng)成功的影響很大，有一些場(chǎng)地類(lèi)型是需要不計(jì)成本去避免的，在簽署協(xié)議之前更要考慮清楚。