前幾天應(yīng)長(zhǎng)沙會(huì)展辦邀請(qǐng)?jiān)?018長(zhǎng)沙市會(huì)展行業(yè)培訓(xùn)班上做一個(gè)分享，雖然停留時(shí)間很短，但有幸借機(jī)聆聽了仁創(chuàng)會(huì)展集團(tuán)熊震先生關(guān)于會(huì)展企業(yè)文化建設(shè)的演講，很是觸動(dòng)。

熊總提出，人是會(huì)展公司的第一大資本，所以管理者必須“將心注入”，才有出路。于是有了仁創(chuàng)的兩J文化：軍隊(duì)文化+家庭文化。關(guān)于會(huì)展企業(yè)兩J文化的具體打造，大家有機(jī)會(huì)可以去請(qǐng)教熊震總。

對(duì)于會(huì)展和活動(dòng)管理公司而言，人是最寶貴的資源。

為此，首先要設(shè)計(jì)科學(xué)合理的組織機(jī)構(gòu)，以利于發(fā)揮團(tuán)隊(duì)成員的積極性和創(chuàng)造力。組織機(jī)構(gòu)設(shè)計(jì)有一些基本原則，其中包括職責(zé)權(quán)對(duì)等原則；有效管理幅度原則，即管理人員的直接下級(jí)人數(shù)應(yīng)在一定范圍內(nèi)；專業(yè)分工和協(xié)作原則，即兼顧專業(yè)效率和組織目標(biāo)的統(tǒng)一性。

人力資源管理與組織機(jī)構(gòu)設(shè)計(jì)是相輔相成的。對(duì)于活動(dòng)組織機(jī)構(gòu)，人力資源管理就是通過建立一個(gè)人力資源規(guī)劃、開發(fā)、利用與管理的系統(tǒng)，幫助實(shí)現(xiàn)活動(dòng)的預(yù)期目標(biāo)，提高活動(dòng)組織者的競(jìng)爭(zhēng)力。這是一項(xiàng)十分復(fù)雜的系統(tǒng)工程，主要包括人員規(guī)劃、人員招募、激勵(lì)、培訓(xùn)與績(jī)效評(píng)估等。

今天，主要談?wù)剷?huì)展和活動(dòng)企業(yè)的人力資源管理問題。

所謂人力資源規(guī)劃，是確定舉辦一次活動(dòng)對(duì)人力資源的需要以及確保機(jī)構(gòu)或組織在恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間里、在恰當(dāng)工作崗位上有相當(dāng)數(shù)量的合格人員的過程。

對(duì)于會(huì)議、展覽會(huì)等特殊活動(dòng)，人力資源規(guī)劃的實(shí)施步驟為：

（1）確定活動(dòng)目標(biāo)對(duì)組織中具體工作的影響；

（2）確定實(shí)現(xiàn)活動(dòng)目標(biāo)所需求的技能和知識(shí)（對(duì)人力資源的需求）；

（3）根據(jù)目前的人力資源確定追加的人力資源需求（凈人力資源需求）；

（4）開發(fā)行動(dòng)計(jì)劃滿足預(yù)期的人力資源需求。

通過確定活動(dòng)管理公司的人員需求，人力資源規(guī)劃可以幫助活動(dòng)經(jīng)理根據(jù)規(guī)劃要求招募公司未來一段時(shí)間所需的人員。

在整個(gè)人力資源規(guī)劃中，工作分析是所有人力資源職能的基礎(chǔ)。

工作分析是確定并報(bào)告與活動(dòng)的某一項(xiàng)具體工作的本質(zhì)相關(guān)聯(lián)的有關(guān)信息的過程，它能明確工作所包含的任務(wù)，以及工作承擔(dān)者成功地完成任務(wù)所需的技能、知識(shí)、能力和責(zé)任。

在進(jìn)行工作分析時(shí)，要列出所包含的工作任務(wù)并確定成功完成這些任務(wù)所必須的技能、個(gè)性特征、教育背景和培訓(xùn)。表10-1說明了通過工作分析可以獲得的一般信息：

表10-1  工作分析提供的一般信息

工作分析不僅涉及對(duì)活動(dòng)管理工作內(nèi)容的分析，也涉及對(duì)分析結(jié)果的報(bào)告，這些通常以工作說明書和工作規(guī)范的形式呈現(xiàn)出來。表10-2概括了活動(dòng)管理工作說明書中通常需要包含的信息：

表10-2  活動(dòng)管理工作說明書的內(nèi)容

資料來源：Delapa, J.A. Job Descriptions That Work[J].Personnel Journal, June, 1989,pp156-160.

從組織者的角度，主要有3種人在辦活動(dòng)：企業(yè)等組織內(nèi)部的活動(dòng)策劃人（Inhouse event planner），專業(yè)會(huì)展和活動(dòng)公司員工，以及獨(dú)立活動(dòng)策劃人（IEP）。

從活動(dòng)服務(wù)（Event Service）的角度，主要有兩種基本類型：

一是面向組織者的與活動(dòng)生產(chǎn)有關(guān)的服務(wù)，服務(wù)對(duì)象是活動(dòng)的主承辦方，如策劃、承辦、技術(shù)、現(xiàn)場(chǎng)管理、清潔、安保等；

另一種是在活動(dòng)中提供給參與者的各項(xiàng)服務(wù)，如餐飲、接待、問詢、打印、住宿、旅游、急救等。其中，很多服務(wù)要由專業(yè)人員來完成，典型的人員包括志愿者、主持人、演講人、口譯人員、速記人員、模特、禮儀小姐（或禮儀先生）、演藝人員、安保人員、清潔人員等（劉春章，2016）。

以第一種為例，面向公司活動(dòng)、行業(yè)協(xié)會(huì)、政府活動(dòng)或其他不同類型的活動(dòng)，提供服務(wù)的人員情況也會(huì)存在較大差異。

例如，以公司活動(dòng)為例，在小型公司中，會(huì)議策劃者的頭銜并不能完全體現(xiàn)公司會(huì)議策劃的職責(zé)。公司會(huì)議策劃者并不在會(huì)議策劃部門工作，而是在需要舉辦會(huì)議的部門中受上級(jí)管理者的支配行使會(huì)議策劃的職能，如市場(chǎng)營(yíng)銷部門、財(cái)務(wù)部門等。

然而，在微軟、可口可樂等大公司中，會(huì)議策劃部門的規(guī)模和每年在全世界召開各類大小型會(huì)議的專業(yè)會(huì)議策劃組織相差無幾。這些公司活動(dòng)策劃者大多走在會(huì)議策劃行業(yè)的尖端，在行業(yè)內(nèi)十分受人尊敬。他們通常是專業(yè)會(huì)議策劃組織的成員。在獲得專業(yè)認(rèn)證的公司活動(dòng)策劃者中，32%為注冊(cè)會(huì)議專家（CMP），11%為注冊(cè)會(huì)議經(jīng)理（CMM）。

但不管怎樣，一旦確定了活動(dòng)中所需要的工作角色，最好編制一張組織機(jī)構(gòu)圖（organizational chart）或者一份員工計(jì)劃（staffing plan），以設(shè)定活動(dòng)管理團(tuán)隊(duì)的結(jié)構(gòu)。這樣能讓團(tuán)隊(duì)的命令鏈（chain of command）一目了然。例如，蘇格蘭城鎮(zhèn)視覺藝術(shù)節(jié)（X-Town Visual Arts Festival）的組織結(jié)構(gòu)如圖10-1所示：

圖10-1 蘇格蘭城鎮(zhèn)視覺藝術(shù)節(jié)組織結(jié)構(gòu)圖

TIPS：美國(guó)會(huì)展行業(yè)的主要工作崗位及職責(zé)

國(guó)際展覽與活動(dòng)管理協(xié)會(huì)（IAEE）列出了會(huì)展行業(yè)主要工作崗位及其相應(yīng)的職責(zé)（注：IAEE主要討論了展覽行業(yè)的工作崗位，考慮到該協(xié)會(huì)的工作范圍已擴(kuò)展至一般意義的特殊活動(dòng)，我在編譯時(shí)把會(huì)議和展覽歸并在一起了），如下表所示:

資料來源：國(guó)際展覽與活動(dòng)管理協(xié)會(huì)（IAEE）官方網(wǎng)站

其實(shí)，除了活動(dòng)策劃和組織層面的第一類專業(yè)服務(wù)人員，還有大量來自供應(yīng)商企業(yè)的人員，常見類型如下：

1、活動(dòng)場(chǎng)地租賃商

2、廣告設(shè)計(jì)、制作與印刷商

3、翻譯公司

4、會(huì)展設(shè)計(jì)與搭建公司

5、禮儀公司

6、演藝公司

7、煙花設(shè)計(jì)公司

8、鮮花供應(yīng)商

9、物流公司

10、住宿與餐飲供應(yīng)商

11、廣告代理商

12、視聽設(shè)備供應(yīng)商

13、燈光照明供應(yīng)商

14、保安公司

15、停車服務(wù)供應(yīng)商

16、其它

三、人員的遴選與管理

1、人員招募

圖10-2說明了工作分析、人力資源規(guī)劃、招募和選拔過程的關(guān)系。活動(dòng)組織機(jī)構(gòu)既可以從現(xiàn)有人員中選拔人員來填補(bǔ)某項(xiàng)職位空缺，也可以從組織外部招募人員來滿足崗位需求，外部招募來源包括廣告、職業(yè)介紹所、員工推薦、校園招募等。

圖10-2 人力資源規(guī)劃、招募和選拔的一般過程

活動(dòng)管理是一個(gè)創(chuàng)造性的行業(yè)，因而活動(dòng)組織機(jī)構(gòu)要特別關(guān)注員工的招募狀況。為了保證員工的質(zhì)量，在招募時(shí)應(yīng)嚴(yán)格堅(jiān)持任人唯賢和量才適用原則。其中，量才適用是指根據(jù)每個(gè)人的專長(zhǎng)和能力、志向和條件做到才以致用，各得其所。

因此，要對(duì)活動(dòng)管理任務(wù)和員工進(jìn)行研究，明確特定工作崗位對(duì)工作人員的要求，并掌握每個(gè)員工的能力與志向，使得兩者相互匹配，從而使人力資源發(fā)揮出最大的效用。

2、人員激勵(lì)（略）

3、培訓(xùn)與發(fā)展

對(duì)活動(dòng)組織機(jī)構(gòu)而言，資金和技術(shù)構(gòu)成了硬件，工作人員便是軟件。其中，在軟件建設(shè)上，一個(gè)十分重要的手段就是培訓(xùn)。通過培訓(xùn)，員工除了可以提高知識(shí)和技能方面、提升工作效率外，還可以獲得自身的發(fā)展機(jī)會(huì)。

因此，要培養(yǎng)出具有一定競(jìng)爭(zhēng)力的人力資源為自己服務(wù)，活動(dòng)組織機(jī)構(gòu)就必須努力挖掘內(nèi)部潛力，建立一套科學(xué)的、行之有效的培訓(xùn)體系。

培訓(xùn)機(jī)制的建設(shè)要遵循目標(biāo)化、反饋性和全過程原則。其中，“全過程原則”是指活動(dòng)管理人員的培訓(xùn)機(jī)制不應(yīng)該僅僅圍繞人力資源部來運(yùn)轉(zhuǎn)，該機(jī)制的影響范圍要擴(kuò)展到活動(dòng)管理的全過程，即員工在工作的同時(shí)接受培訓(xùn)。

寫到這里，順便說一下剛結(jié)束的第五屆會(huì)展人交流日。賽諾訊的馬國(guó)宜老師深諳高品質(zhì)的培訓(xùn)對(duì)于廣大會(huì)展和活動(dòng)公司的價(jià)值，并將其運(yùn)用到自己項(xiàng)目的營(yíng)銷中。雖然也有不少自費(fèi)參加交流日活動(dòng)的從業(yè)人員，但我相信，絕大多數(shù)都希望公司有整體的培訓(xùn)計(jì)劃。

230人已報(bào)名2018學(xué)習(xí)型會(huì)展組織者交流日｜你關(guān)心的領(lǐng)導(dǎo)、朋友都來了么？

當(dāng)通往突破性改進(jìn)的路徑擺在面前|你是能認(rèn)出它的會(huì)展人么?

4、績(jī)效評(píng)估（略）