今天的話題既輕松，又嚴(yán)肅。

會(huì)展和活動(dòng)行業(yè)的從業(yè)人員與其工作之間的關(guān)系非常微妙。很少有行業(yè)像會(huì)展和活動(dòng)業(yè)這樣，有這么多充滿激情和樂(lè)于投入的從業(yè)者。絕大多數(shù)會(huì)展和活動(dòng)管理者都由衷地?zé)釔?ài)他們的工作，因?yàn)閷?duì)一項(xiàng)工作熱愛(ài)時(shí)，那種環(huán)繞四周的興奮感與能量是難以言表的。

Ikigai生活哲學(xué)的框架

根據(jù)美國(guó)CareerCast網(wǎng)站的市場(chǎng)調(diào)查結(jié)果，在“2014年十個(gè)心理壓力最大的職業(yè)”中，“活動(dòng)策劃人”（Event Coordinator）排名第五，緊隨飛行員、消防員、將軍和軍人之后。

因此，在優(yōu)秀的工作業(yè)績(jī)與穩(wěn)定、健康的生活之間，會(huì)展人必須尋找平衡之道。

會(huì)展和活動(dòng)職業(yè)有諸多相互對(duì)立甚至矛盾的特點(diǎn)，它既可以是充滿挑戰(zhàn)、令人氣餒甚至枯燥無(wú)味的，也可以是活力四射、回報(bào)可觀和擁有成就感的。就像消防員一次次地挽救生命一樣，不斷為我們的客戶創(chuàng)造價(jià)值并讓他們滿意所帶來(lái)的那種成就感一直激勵(lì)著每一位優(yōu)秀的會(huì)展從業(yè)人員。

概括而言，會(huì)展和活動(dòng)管理工作具有十大特點(diǎn)：

• 注重細(xì)節(jié)，追求完美

• 出差加班家常便飯

• 社交人群形形色色

• 甘愿承擔(dān)幕后工作

• 不斷適應(yīng)環(huán)境變化

• 時(shí)刻保持對(duì)外聯(lián)絡(luò)

• 項(xiàng)目時(shí)間期限嚴(yán)格

• 工作強(qiáng)度總體較大

• 隨時(shí)待命現(xiàn)場(chǎng)救火

• 專業(yè)思考無(wú)處不在

盡管很多時(shí)候會(huì)展和活動(dòng)管理工作顯得事無(wú)巨細(xì)，有時(shí)也很脆弱，容易受經(jīng)濟(jì)、社會(huì)安全等影響，但我們要對(duì)這個(gè)朝陽(yáng)產(chǎn)業(yè)充滿期待。投身其中并持之以恒，定能有所收獲。

可以這么講，從職業(yè)特征的角度來(lái)看，會(huì)展和活動(dòng)行業(yè)的多樣性是其他任何一個(gè)行業(yè)都無(wú)法比擬的。但所有會(huì)展專業(yè)的學(xué)生和正在從事會(huì)展業(yè)的新兵們，要認(rèn)真思考一個(gè)問(wèn)題——我真的喜歡和適合這個(gè)行業(yè)嗎？

關(guān)于會(huì)展和活動(dòng)職業(yè)的特點(diǎn)，讓我們記住一些看似矛盾的關(guān)鍵詞：充滿挑戰(zhàn)（stressful）、自我實(shí)現(xiàn)（fulfilling）、令人氣憤（irritating）、回報(bào)可觀（rewarding）不辭辛勞（hardworking）以及精彩人生（colorful）。

對(duì)于這個(gè)問(wèn)題，每位會(huì)展和活動(dòng)領(lǐng)域的大佬們都會(huì)給出不同的答案。其中，最平淡的莫過(guò)于從選址、餐飲、娛樂(lè)、會(huì)場(chǎng)布置等具體工作講起，這往往是新手們的切入點(diǎn)。

2015年2月，國(guó)際著名領(lǐng)導(dǎo)型活動(dòng)管理公司北美全球活動(dòng)管理集團(tuán)（North America for Global Events Group）前CEO霍華德·吉夫納（Howard Givner）先生寫(xiě)過(guò)一篇名為“我想教給下一代活動(dòng)策劃專家的5個(gè)秘笈”的文章，文中提到了一些很有意思的觀點(diǎn)。例如，他指出，對(duì)于活動(dòng)策劃者而言，最難的是“如何讓客戶覺(jué)得你不可或缺”，因?yàn)椤敖^大多人數(shù)都不會(huì)認(rèn)為策劃一個(gè)活動(dòng)真的有那么難”。

無(wú)論是對(duì)于希望帶出隊(duì)伍的主辦單位還是定位于培養(yǎng)會(huì)展管理人才的院校，Givner先生提出的五個(gè)秘笈都是非常實(shí)用的：（1）一切替客戶著想（Learn to speak client）；（2）引導(dǎo)客戶準(zhǔn)確地描述參加活動(dòng)的目標(biāo)（Get the client to describe a successful outcome）；（3）成為客戶的顧問(wèn)，而不只是單純?yōu)榱双@得訂單（Be an adviser, not an order taker）；（4）尋找“聰明”的解決問(wèn)題之道（Find ways to look smart）；（5）注重與客戶協(xié)同的方式（Focus on the ‘how’）。

例如，作為策劃人員，首先要清楚地了解委托方（或所在主辦單位）的目標(biāo)。在活動(dòng)的關(guān)鍵成功要素（KSF）中，“Why”排在首位，也是很多活動(dòng)組織者最容易忽略的一點(diǎn)。無(wú)數(shù)的事實(shí)證明，很多組織者在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中逐漸偏離了原來(lái)的方向。而且，活動(dòng)目標(biāo)與活動(dòng)參與者（例如與會(huì)者、參展商）的目標(biāo)是緊密相關(guān)的。

在絕大多數(shù)時(shí)候，成為一名會(huì)展或活動(dòng)策劃者是一件很有意思的事情。作為會(huì)議、展覽會(huì)、公司活動(dòng)等各類活動(dòng)的策劃和組織者，把不可能變?yōu)榭赡芩坪跏俏覀兊奶炻?。然而，?huì)展與活動(dòng)行業(yè)對(duì)從業(yè)人員的綜合要求很高，其從業(yè)者應(yīng)該是個(gè)性鮮明、時(shí)刻準(zhǔn)備著的人。

對(duì)于專業(yè)的會(huì)展和活動(dòng)管理者，工作中所面臨的各種壓力和回報(bào)一樣多，倘若沒(méi)有那些意料之外又情理之中的壓力的陪伴，工作就會(huì)變得不夠有挑戰(zhàn)。

在每年年初設(shè)定工作目標(biāo)時(shí)，很多人都希望能夠在工作中大展身手、在能力上出類拔萃。然而，如今的會(huì)展和活動(dòng)業(yè)日新月異且競(jìng)爭(zhēng)激烈，因此努力在行業(yè)內(nèi)占得先機(jī)、鞭策自己不斷進(jìn)步顯得尤為重要。

不管你是會(huì)展專業(yè)的在校生、剛步入職場(chǎng)的菜鳥(niǎo)，還是已在會(huì)展和活動(dòng)行業(yè)久經(jīng)風(fēng)雨的大佬，英國(guó)著名活動(dòng)管理專家貝琪·克洛斯（Becki Cross）女士給出的10個(gè)貼士都能夠幫助你成為更優(yōu)秀的活動(dòng)管理專家：

1、相信熟能生巧

2、堅(jiān)持廣泛閱讀

3、時(shí)常自我反思

4、適當(dāng)運(yùn)用科技

5、靠近意見(jiàn)領(lǐng)袖

6、時(shí)刻關(guān)注辦法

我一直有個(gè)觀點(diǎn)：為客戶的各種稀奇古怪的要求找到解決方案，就是我們會(huì)展人自封的使命。當(dāng)我們能夠從過(guò)往的經(jīng)驗(yàn)中得知客戶的想法可能會(huì)出問(wèn)題時(shí)，我們自然會(huì)好好解釋我們不推薦這種做法的原因，此時(shí)，我們更應(yīng)該做的是盡力尋找能夠傳達(dá)客戶理念和愿景的辦法。更重要的是，這種辦法相比較客戶之前的想法更加實(shí)際和可行。

7、向競(jìng)爭(zhēng)者學(xué)習(xí)

8、討論改進(jìn)策略

會(huì)展和活動(dòng)項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該定期把團(tuán)隊(duì)成員召集起來(lái)進(jìn)行頭腦風(fēng)暴，一起來(lái)想想如下的問(wèn)題：一個(gè)理想的會(huì)展活動(dòng)應(yīng)該是啥樣的？假如時(shí)間、資金、資源都沒(méi)有問(wèn)題，我們?cè)撗a(bǔ)充些什么？我們可以如何進(jìn)一步提高用戶的體驗(yàn)？我們?cè)撛鯓涌邕^(guò)這道坎兒？為啥我們老是用那個(gè)思路，有更好的辦法嗎？……

在規(guī)劃展會(huì)藍(lán)圖的時(shí)候，你應(yīng)該從每一個(gè)參加者的角度來(lái)考量，想想他們各不相同的需求。這里的參加者包括但不局限于參會(huì)代表、演講嘉賓、參展商、貴賓、媒體人員、殘疾人等。

9、注意充分休息

10、熱愛(ài)會(huì)展行業(yè)

圖6-1  工作動(dòng)機(jī)與效率矩陣

會(huì)展和活動(dòng)從業(yè)人員如何提高工作效率？2014年6月，EventManagerBlog.com的專欄作家朱利葉斯·索拉里斯（Julius Solaris）在一篇文章中向會(huì)展和活動(dòng)產(chǎn)業(yè)的同行們推薦了十種方法：    

1、每天晚上就計(jì)劃好第二天要做的事情

2、早晨醒來(lái)時(shí)絕不檢查郵件

3、鍛煉身體

4、將工作細(xì)分

繁重的任務(wù)會(huì)削弱生產(chǎn)力，它們會(huì)消磨你的能量，讓你覺(jué)得手頭的工作難以應(yīng)對(duì)，最終使你變得低效。在工作中，有計(jì)劃、有目標(biāo)當(dāng)然是好的，但更加重要的是，你能夠?qū)⑵鋭澐殖蓧K，以消化一份重大的任務(wù)。這其實(shí)就是項(xiàng)目管理中工作分解結(jié)構(gòu)（Work Breakdown Structure，簡(jiǎn)稱WBS）的基本原理。

工作分解結(jié)構(gòu)，即以可交付成果為導(dǎo)向?qū)?xiàng)目要素進(jìn)行的分組，它歸納和定義了項(xiàng)目的整個(gè)工作范圍每下降一層代表對(duì)項(xiàng)目工作的更詳細(xì)定義。也就是把項(xiàng)目可交付成果和項(xiàng)目工作分解成較小的、更易于管理的組成部分。

WBS對(duì)活動(dòng)項(xiàng)目管理的主要用途包括：展現(xiàn)項(xiàng)目全貌，詳細(xì)說(shuō)明為完成項(xiàng)目所必須完成的各項(xiàng)工作（工作計(jì)劃工具）；清晰地表示各項(xiàng)目工作之間的相互聯(lián)系（結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)工具）；可以比較準(zhǔn)確地估算活動(dòng)項(xiàng)目的成本（財(cái)務(wù)管理工具）；防止遺漏項(xiàng)目，定義里程碑事件（狀況報(bào)告工具）。

5、知道為什么做所做的事

6、保證充足的睡眠

7、以最后期限為生

8、盡量不同時(shí)做多項(xiàng)工作

9、有自己的獨(dú)特常規(guī)

10、懂得如何拒絕

多產(chǎn)的會(huì)展和活動(dòng)專業(yè)人士不害怕說(shuō)“不”，他們知道機(jī)會(huì)成本對(duì)于他們意味著什么。對(duì)于會(huì)展和活動(dòng)項(xiàng)目管理，時(shí)間是最重要的資源，而我們需要學(xué)會(huì)用“說(shuō)不”來(lái)保護(hù)你的時(shí)間，從而提高自己的效率。

一種比較強(qiáng)勢(shì)的乙方思維

希望上面的10個(gè)小技巧能夠幫助各位同行更加高效地工作。我們要相信，即使只是一個(gè)小小的改變也會(huì)產(chǎn)生巨大的不同。

制定合適的準(zhǔn)則是幫助我們獲得工作與生活之間的平衡的好辦法，對(duì)于會(huì)展和活動(dòng)從業(yè)者，這是一個(gè)特別有意義的話題。

大多數(shù)的會(huì)展和活動(dòng)從業(yè)人員都是由衷地?zé)釔?ài)他們的工作。我們對(duì)一項(xiàng)工作熱愛(ài)時(shí)，那種環(huán)繞四周的興奮感與能量是難以言表的。然而，在優(yōu)秀的工作業(yè)績(jī)與穩(wěn)定、健康的生活之間，會(huì)展人又該如何平衡呢？

2015年4月，在Event Manager Blog上有一篇由凱莉·懷特（Kelli White）女士撰寫(xiě)的文章，專門(mén)討論了會(huì)展和活動(dòng)從業(yè)者如何在好好工作的同時(shí)保持積極向上的私人生活的5條準(zhǔn)則。

1、制定嚴(yán)格的工作時(shí)間表

要保持工作和私人生活的平衡，最重要的一步就是有與你的工作“失聯(lián)”的能力。你可以從制定詳細(xì)的工作時(shí)間表開(kāi)始，而且無(wú)論如何都要嚴(yán)格遵守！在工作時(shí)間內(nèi)，就努力去完成該做的事，這樣在工作之余才可能和家人朋友一起享受生活。

如果你在辦公室工作，那么就盡可能不把工作帶回家。也許你會(huì)為了完成一項(xiàng)任務(wù)而加班，但起碼這樣你就不必在晚上家人聊天或玩游戲時(shí)工作了。如果你在家中辦公，那就有點(diǎn)復(fù)雜了。試著在家里辟出一個(gè)特殊的房間或是一個(gè)特定的區(qū)域，一旦工作完成，立刻離開(kāi)那里，以斷開(kāi)與工作的聯(lián)系。

這些工作時(shí)間上的管理準(zhǔn)則會(huì)讓你更積極，也會(huì)讓你一整天都保持良好的狀態(tài)。

2、學(xué)會(huì)偶爾置身事外

3、為朋友和家人留出時(shí)間

4、與家人和同事適當(dāng)?shù)亟涣?br/>

5、給自己放個(gè)假

作為會(huì)展人，我們知道工作節(jié)奏和時(shí)間表可以變化得多快，也知道事情可以突然變得多么棘手。但上面幾條法則可以幫助我們?yōu)樯钪锌赡艹霈F(xiàn)的困難做好準(zhǔn)備。

有些時(shí)候，的確有一些限時(shí)完成的工作，或是晚上有一些不可缺席的會(huì)議或活動(dòng)，這些都可以理解，但是要盡量減少這些例外的數(shù)量，并試著遵守預(yù)先為自己設(shè)定的準(zhǔn)則。一旦找到了工作與生活之間的巧妙平衡，我們就會(huì)發(fā)現(xiàn)在工作中會(huì)變得更加充實(shí)，在生活中也會(huì)變得更加細(xì)心周到。這才是一個(gè)會(huì)展人的可持續(xù)發(fā)展之道。