今天的話題既輕松，又嚴(yán)肅。

會展和活動行業(yè)的從業(yè)人員與其工作之間的關(guān)系非常微妙。很少有行業(yè)像會展和活動業(yè)這樣，有這么多充滿激情和樂于投入的從業(yè)者。絕大多數(shù)會展和活動管理者都由衷地?zé)釔鬯麄兊墓ぷ?，因為對一項工作熱愛時，那種環(huán)繞四周的興奮感與能量是難以言表的。

Ikigai生活哲學(xué)的框架

根據(jù)美國CareerCast網(wǎng)站的市場調(diào)查結(jié)果，在“2014年十個心理壓力最大的職業(yè)”中，“活動策劃人”（Event Coordinator）排名第五，緊隨飛行員、消防員、將軍和軍人之后。

因此，在優(yōu)秀的工作業(yè)績與穩(wěn)定、健康的生活之間，會展人必須尋找平衡之道。

會展和活動職業(yè)有諸多相互對立甚至矛盾的特點(diǎn)，它既可以是充滿挑戰(zhàn)、令人氣餒甚至枯燥無味的，也可以是活力四射、回報可觀和擁有成就感的。就像消防員一次次地挽救生命一樣，不斷為我們的客戶創(chuàng)造價值并讓他們滿意所帶來的那種成就感一直激勵著每一位優(yōu)秀的會展從業(yè)人員。

概括而言，會展和活動管理工作具有十大特點(diǎn)：

• 注重細(xì)節(jié)，追求完美

• 出差加班家常便飯

• 社交人群形形色色

• 甘愿承擔(dān)幕后工作

• 不斷適應(yīng)環(huán)境變化

• 時刻保持對外聯(lián)絡(luò)

• 項目時間期限嚴(yán)格

• 工作強(qiáng)度總體較大

• 隨時待命現(xiàn)場救火

• 專業(yè)思考無處不在

盡管很多時候會展和活動管理工作顯得事無巨細(xì)，有時也很脆弱，容易受經(jīng)濟(jì)、社會安全等影響，但我們要對這個朝陽產(chǎn)業(yè)充滿期待。投身其中并持之以恒，定能有所收獲。

可以這么講，從職業(yè)特征的角度來看，會展和活動行業(yè)的多樣性是其他任何一個行業(yè)都無法比擬的。但所有會展專業(yè)的學(xué)生和正在從事會展業(yè)的新兵們，要認(rèn)真思考一個問題——我真的喜歡和適合這個行業(yè)嗎？

關(guān)于會展和活動職業(yè)的特點(diǎn)，讓我們記住一些看似矛盾的關(guān)鍵詞：充滿挑戰(zhàn)（stressful）、自我實現(xiàn)（fulfilling）、令人氣憤（irritating）、回報可觀（rewarding）不辭辛勞（hardworking）以及精彩人生（colorful）。

對于這個問題，每位會展和活動領(lǐng)域的大佬們都會給出不同的答案。其中，最平淡的莫過于從選址、餐飲、娛樂、會場布置等具體工作講起，這往往是新手們的切入點(diǎn)。

2015年2月，國際著名領(lǐng)導(dǎo)型活動管理公司北美全球活動管理集團(tuán)（North America for Global Events Group）前CEO霍華德·吉夫納（Howard Givner）先生寫過一篇名為“我想教給下一代活動策劃專家的5個秘笈”的文章，文中提到了一些很有意思的觀點(diǎn)。例如，他指出，對于活動策劃者而言，最難的是“如何讓客戶覺得你不可或缺”，因為“絕大多人數(shù)都不會認(rèn)為策劃一個活動真的有那么難”。

無論是對于希望帶出隊伍的主辦單位還是定位于培養(yǎng)會展管理人才的院校，Givner先生提出的五個秘笈都是非常實用的：（1）一切替客戶著想（Learn to speak client）；（2）引導(dǎo)客戶準(zhǔn)確地描述參加活動的目標(biāo)（Get the client to describe a successful outcome）；（3）成為客戶的顧問，而不只是單純?yōu)榱双@得訂單（Be an adviser, not an order taker）；（4）尋找“聰明”的解決問題之道（Find ways to look smart）；（5）注重與客戶協(xié)同的方式（Focus on the ‘how’）。

例如，作為策劃人員，首先要清楚地了解委托方（或所在主辦單位）的目標(biāo)。在活動的關(guān)鍵成功要素（KSF）中，“Why”排在首位，也是很多活動組織者最容易忽略的一點(diǎn)。無數(shù)的事實證明，很多組織者在項目執(zhí)行過程中逐漸偏離了原來的方向。而且，活動目標(biāo)與活動參與者（例如與會者、參展商）的目標(biāo)是緊密相關(guān)的。

在絕大多數(shù)時候，成為一名會展或活動策劃者是一件很有意思的事情。作為會議、展覽會、公司活動等各類活動的策劃和組織者，把不可能變?yōu)榭赡芩坪跏俏覀兊奶炻殹Ｈ欢?，會展與活動行業(yè)對從業(yè)人員的綜合要求很高，其從業(yè)者應(yīng)該是個性鮮明、時刻準(zhǔn)備著的人。

對于專業(yè)的會展和活動管理者，工作中所面臨的各種壓力和回報一樣多，倘若沒有那些意料之外又情理之中的壓力的陪伴，工作就會變得不夠有挑戰(zhàn)。

在每年年初設(shè)定工作目標(biāo)時，很多人都希望能夠在工作中大展身手、在能力上出類拔萃。然而，如今的會展和活動業(yè)日新月異且競爭激烈，因此努力在行業(yè)內(nèi)占得先機(jī)、鞭策自己不斷進(jìn)步顯得尤為重要。

不管你是會展專業(yè)的在校生、剛步入職場的菜鳥，還是已在會展和活動行業(yè)久經(jīng)風(fēng)雨的大佬，英國著名活動管理專家貝琪·克洛斯（Becki Cross）女士給出的10個貼士都能夠幫助你成為更優(yōu)秀的活動管理專家：

1、相信熟能生巧

2、堅持廣泛閱讀

3、時常自我反思

4、適當(dāng)運(yùn)用科技

5、靠近意見領(lǐng)袖

6、時刻關(guān)注辦法

我一直有個觀點(diǎn)：為客戶的各種稀奇古怪的要求找到解決方案，就是我們會展人自封的使命。當(dāng)我們能夠從過往的經(jīng)驗中得知客戶的想法可能會出問題時，我們自然會好好解釋我們不推薦這種做法的原因，此時，我們更應(yīng)該做的是盡力尋找能夠傳達(dá)客戶理念和愿景的辦法。更重要的是，這種辦法相比較客戶之前的想法更加實際和可行。

7、向競爭者學(xué)習(xí)

8、討論改進(jìn)策略

會展和活動項目經(jīng)理應(yīng)該定期把團(tuán)隊成員召集起來進(jìn)行頭腦風(fēng)暴，一起來想想如下的問題：一個理想的會展活動應(yīng)該是啥樣的？假如時間、資金、資源都沒有問題，我們該補(bǔ)充些什么？我們可以如何進(jìn)一步提高用戶的體驗？我們該怎樣跨過這道坎兒？為啥我們老是用那個思路，有更好的辦法嗎？……

在規(guī)劃展會藍(lán)圖的時候，你應(yīng)該從每一個參加者的角度來考量，想想他們各不相同的需求。這里的參加者包括但不局限于參會代表、演講嘉賓、參展商、貴賓、媒體人員、殘疾人等。

9、注意充分休息

10、熱愛會展行業(yè)

圖6-1  工作動機(jī)與效率矩陣

會展和活動從業(yè)人員如何提高工作效率？2014年6月，EventManagerBlog.com的專欄作家朱利葉斯·索拉里斯（Julius Solaris）在一篇文章中向會展和活動產(chǎn)業(yè)的同行們推薦了十種方法：    

1、每天晚上就計劃好第二天要做的事情

2、早晨醒來時絕不檢查郵件

3、鍛煉身體

4、將工作細(xì)分

繁重的任務(wù)會削弱生產(chǎn)力，它們會消磨你的能量，讓你覺得手頭的工作難以應(yīng)對，最終使你變得低效。在工作中，有計劃、有目標(biāo)當(dāng)然是好的，但更加重要的是，你能夠?qū)⑵鋭澐殖蓧K，以消化一份重大的任務(wù)。這其實就是項目管理中工作分解結(jié)構(gòu)（Work Breakdown Structure，簡稱WBS）的基本原理。

工作分解結(jié)構(gòu)，即以可交付成果為導(dǎo)向?qū)椖恳剡M(jìn)行的分組，它歸納和定義了項目的整個工作范圍每下降一層代表對項目工作的更詳細(xì)定義。也就是把項目可交付成果和項目工作分解成較小的、更易于管理的組成部分。

WBS對活動項目管理的主要用途包括：展現(xiàn)項目全貌，詳細(xì)說明為完成項目所必須完成的各項工作（工作計劃工具）；清晰地表示各項目工作之間的相互聯(lián)系（結(jié)構(gòu)設(shè)計工具）；可以比較準(zhǔn)確地估算活動項目的成本（財務(wù)管理工具）；防止遺漏項目，定義里程碑事件（狀況報告工具）。

5、知道為什么做所做的事

6、保證充足的睡眠

7、以最后期限為生

8、盡量不同時做多項工作

9、有自己的獨(dú)特常規(guī)

10、懂得如何拒絕

多產(chǎn)的會展和活動專業(yè)人士不害怕說“不”，他們知道機(jī)會成本對于他們意味著什么。對于會展和活動項目管理，時間是最重要的資源，而我們需要學(xué)會用“說不”來保護(hù)你的時間，從而提高自己的效率。

一種比較強(qiáng)勢的乙方思維

希望上面的10個小技巧能夠幫助各位同行更加高效地工作。我們要相信，即使只是一個小小的改變也會產(chǎn)生巨大的不同。

制定合適的準(zhǔn)則是幫助我們獲得工作與生活之間的平衡的好辦法，對于會展和活動從業(yè)者，這是一個特別有意義的話題。

大多數(shù)的會展和活動從業(yè)人員都是由衷地?zé)釔鬯麄兊墓ぷ?。我們對一項工作熱愛時，那種環(huán)繞四周的興奮感與能量是難以言表的。然而，在優(yōu)秀的工作業(yè)績與穩(wěn)定、健康的生活之間，會展人又該如何平衡呢？

2015年4月，在Event Manager Blog上有一篇由凱莉·懷特（Kelli White）女士撰寫的文章，專門討論了會展和活動從業(yè)者如何在好好工作的同時保持積極向上的私人生活的5條準(zhǔn)則。

1、制定嚴(yán)格的工作時間表

要保持工作和私人生活的平衡，最重要的一步就是有與你的工作“失聯(lián)”的能力。你可以從制定詳細(xì)的工作時間表開始，而且無論如何都要嚴(yán)格遵守！在工作時間內(nèi)，就努力去完成該做的事，這樣在工作之余才可能和家人朋友一起享受生活。

如果你在辦公室工作，那么就盡可能不把工作帶回家。也許你會為了完成一項任務(wù)而加班，但起碼這樣你就不必在晚上家人聊天或玩游戲時工作了。如果你在家中辦公，那就有點(diǎn)復(fù)雜了。試著在家里辟出一個特殊的房間或是一個特定的區(qū)域，一旦工作完成，立刻離開那里，以斷開與工作的聯(lián)系。

這些工作時間上的管理準(zhǔn)則會讓你更積極，也會讓你一整天都保持良好的狀態(tài)。

2、學(xué)會偶爾置身事外

3、為朋友和家人留出時間

4、與家人和同事適當(dāng)?shù)亟涣?br/>

5、給自己放個假

作為會展人，我們知道工作節(jié)奏和時間表可以變化得多快，也知道事情可以突然變得多么棘手。但上面幾條法則可以幫助我們?yōu)樯钪锌赡艹霈F(xiàn)的困難做好準(zhǔn)備。

有些時候，的確有一些限時完成的工作，或是晚上有一些不可缺席的會議或活動，這些都可以理解，但是要盡量減少這些例外的數(shù)量，并試著遵守預(yù)先為自己設(shè)定的準(zhǔn)則。一旦找到了工作與生活之間的巧妙平衡，我們就會發(fā)現(xiàn)在工作中會變得更加充實，在生活中也會變得更加細(xì)心周到。這才是一個會展人的可持續(xù)發(fā)展之道。