大型國(guó)際學(xué)術(shù)社團(tuán)舉辦的會(huì)議，特別是周期性舉辦的國(guó)際協(xié)會(huì)會(huì)議一般每隔幾年舉辦一次。比如國(guó)際天文學(xué)聯(lián)合會(huì)（IAU）從1922年起，每三年召開一次全體會(huì)議，討論IAU整體的活動(dòng)方針，并有研究成果發(fā)表等研討會(huì)，以及遴選新屆IAU執(zhí)委、各屬下委員會(huì)成員，新會(huì)員推薦等。此外也定期在歐洲、亞太、拉丁美洲召開各區(qū)域會(huì)議。隨各式各樣天文事件的發(fā)展，也會(huì)隨時(shí)召開小規(guī)模的學(xué)術(shù)研討會(huì)。

因此，大型國(guó)際學(xué)會(huì)的學(xué)術(shù)年會(huì)舉辦周期很長(zhǎng)，規(guī)模很大，需要一家PCO在組委會(huì)的要求下提供長(zhǎng)期的服務(wù),這樣的PCO叫做Core-PCO。本地的PCO叫做Local-PCO。

國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議落地到本地舉辦，需要本地組委會(huì)向國(guó)際組委會(huì)提交申請(qǐng)，甚至多個(gè)目的地的本地組委會(huì)參與競(jìng)標(biāo)。經(jīng)過國(guó)際學(xué)會(huì)社團(tuán)理事會(huì)和決策委員會(huì)進(jìn)行投票之后，選擇下一屆的舉辦地。國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議申辦及本地舉辦流程節(jié)點(diǎn)可分為六大階段，以下是基于行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)流程和專業(yè)會(huì)議組織（PCO）協(xié)作模式的詳細(xì)分解：

（一）申辦前籌備階段（3-5年前，甚至更早，具體需要根據(jù)學(xué)會(huì)的計(jì)劃安排，first open year）

1. 申辦可行性評(píng)估（每個(gè)學(xué)會(huì)要求不一）

（1）成立本地申辦委員會(huì)（含學(xué)術(shù)領(lǐng)袖/政府代表/PCO）

（2）評(píng)估硬件條件：國(guó)際機(jī)場(chǎng)吞吐量、四/五星級(jí)酒店集群容量（需滿足3000+人同時(shí)住宿）

（3）學(xué)術(shù)實(shí)力驗(yàn)證：近五年本領(lǐng)域SCI論文發(fā)表量、諾獎(jiǎng)/院士級(jí)學(xué)者儲(chǔ)備

（4）本地市場(chǎng)情況：本地會(huì)員數(shù)量，是否能吸引到新的會(huì)員

（5）政策支持確認(rèn)：外交部批文、出入境便利政策、會(huì)議免稅政策

2. 國(guó)際關(guān)系建立

（1）通過本地的國(guó)際學(xué)會(huì)的會(huì)員或擔(dān)任職務(wù)的官員與現(xiàn)任國(guó)際學(xué)會(huì)執(zhí)委建立溝通渠道，表明申辦事宜

（2）獲取bidding manual申報(bào)說明書，了解申辦可行性

（3）邀請(qǐng)執(zhí)委會(huì)成員訪問考察（含會(huì)議場(chǎng)館、酒店、交通等）

二、正式申辦階段（18-24個(gè)月前）

3. 競(jìng)標(biāo)文件制作

（1）主體文件：申辦意向函、本地城市設(shè)施、會(huì)議設(shè)施、交通設(shè)施、接待設(shè)施、會(huì)議和展覽空間安排、技術(shù)保障等

（2）支持信函：一般需要目的地市長(zhǎng)、航空、主辦地的歡迎信、支持信，作為加分項(xiàng)、

（3）財(cái)務(wù)方案：大會(huì)的收支預(yù)計(jì)情況，籌款計(jì)劃，分級(jí)贊助體系（鉆石/鉑金/黃金三級(jí)標(biāo)準(zhǔn)）；注冊(cè)費(fèi)的分級(jí)分類等

（4）權(quán)益分配：與國(guó)際組委會(huì)的權(quán)責(zé)利的分配，大會(huì)結(jié)余情況的分配。

4. 現(xiàn)場(chǎng)競(jìng)標(biāo)陳述

（1）組建"申辦大使團(tuán)"（比如，含1名目的地會(huì)員代表+1名青年學(xué)者+1名政府代表+酒店航空代表）

（2）制作陳述資料，PPT和視頻等

（3）準(zhǔn)備多版本應(yīng)急預(yù)案手冊(cè)（含不可抗力條款）

三、籌備啟動(dòng)階段（申辦成功后）

5. 雙PCO協(xié)作機(jī)制建立

- Core-PCO負(fù)責(zé)：國(guó)際議程協(xié)調(diào)、學(xué)術(shù)委員會(huì)組建、全球媒體合作

- Local-PCO負(fù)責(zé)：海關(guān)通關(guān)系統(tǒng)對(duì)接、本地志愿者培訓(xùn)（含跨文化溝通課程）、智能簽到系統(tǒng)開發(fā)

6. 三級(jí)會(huì)議架構(gòu)搭建（通常由國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)員會(huì)或程序委員會(huì)負(fù)責(zé)）

（1）主會(huì)議：全體大會(huì)（配AI同傳系統(tǒng)）

（2）平行會(huì)議：按學(xué)科分支設(shè)置（需保證20%新興領(lǐng)域議題）

（3）衛(wèi)星會(huì)議：會(huì)前 workshops + 會(huì)后技術(shù)考察

四、會(huì)前沖刺階段（6-12個(gè)月前）

7. 數(shù)字平臺(tái)部署

（1）構(gòu)建學(xué)術(shù)會(huì)議管理系統(tǒng)（一般需要支持線上線下混合模式）

（2）部署論文正文、投稿、評(píng)審系統(tǒng)、大會(huì)注冊(cè)系統(tǒng)等（支持讀語言注冊(cè)、多幣種付款）

（3）建立網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)體系（CND加速等等）

8. 國(guó)際物流統(tǒng)籌

（1）學(xué)術(shù)設(shè)備通關(guān)：特殊儀器ATA單證冊(cè)辦理，如果是醫(yī)學(xué)會(huì)議需要確認(rèn)手術(shù)器材、手術(shù)假體運(yùn)輸需求和本地的海關(guān)法規(guī)

（2）學(xué)術(shù)出版物運(yùn)輸：與DHL/FedEx簽訂優(yōu)先通道協(xié)議

五、會(huì)議執(zhí)行階段

9. 智慧化運(yùn)營(yíng)系統(tǒng)

- 現(xiàn)場(chǎng)管理（略）

- 現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行（略）

10. 學(xué)術(shù)成果轉(zhuǎn)化（一般無硬性要求）

（1）設(shè)立專利技術(shù)路演專場(chǎng)

（2）開通期刊快速通道（與Elsevier/Springer預(yù)先簽約）

（3）編制技術(shù)轉(zhuǎn)移白皮書（含產(chǎn)業(yè)對(duì)接地圖）

六、會(huì)后評(píng)估階段（1-6個(gè)月）

11. 驗(yàn)收和評(píng)估體系

（1）項(xiàng)目驗(yàn)收：（必要條件）

（2）學(xué)術(shù)影響力分析：（非必要）

（3）經(jīng)濟(jì)影響報(bào)告：（非必要）

（4）技術(shù)轉(zhuǎn)化追蹤：（非必要）

特殊注意事項(xiàng)：

1. 需要向上級(jí)主管機(jī)構(gòu)合外事部門報(bào)備

2. 簽證協(xié)調(diào)：需提前12個(gè)月啟動(dòng)簽證計(jì)劃，與本地外事辦公室申報(bào)報(bào)備

3. 學(xué)術(shù)倫理審查：建立雙盲審稿系統(tǒng)（拒絕率控制在30-40%）

4. 遺產(chǎn)計(jì)劃：留存10%盈余設(shè)立青年學(xué)者基金

此流程充分體現(xiàn)國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議從申辦到落地的專業(yè)化、數(shù)字化和可持續(xù)化發(fā)展趨勢(shì)，核心在于構(gòu)建"學(xué)術(shù)-產(chǎn)業(yè)-政府"的金三角協(xié)作機(jī)制，通過標(biāo)準(zhǔn)化流程確保知識(shí)傳播效率最大化。

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