No.1 年會電子邀約函 & 電子海報

年會即將舉辦之前，需要向員工、賓客發(fā)送邀請，傳統(tǒng)的郵件、紙質(zhì)邀請卡無法引起注意，31會議推薦您使用基于H5和二維碼技術(shù)的電子邀請函和電子海報。電子邀請函/電子海報支持多樣的設(shè)計與特效，可基于微信進(jìn)行傳播，更加有效、方便。

Step.1 年會電子邀約函

參考樣式 

西海集團(tuán)·中珠集團(tuán)2018年年會

常用功能

 年會主題展示；

 年會時間、地點、日程安排和節(jié)目單；

 各位同事信息在線實時提交；

 地圖導(dǎo)航。

制作方法

第1步：根據(jù)年會的主題，設(shè)計邀請函頁面，設(shè)計結(jié)構(gòu)一般建議：封面、年會介紹、年會日程、節(jié)目單、年會地圖導(dǎo)航、年會報名；

第2步：進(jìn)入31會議云電子邀約函模塊，上傳年會邀請函的設(shè)計圖（設(shè)計圖需分層，分頁），開始制作邀請函動態(tài)效果。也可以使用一些免費的H5工具制作，如易企秀、兔展、初頁等；

第3步：在31會議云活動板塊中設(shè)置活動報名表單，將31會議報名表單鏈接與電子邀請函中的報名按鈕；

第4步：調(diào)整測試整個邀請函效果，并且在邀請函里放入和年會主題相符的音樂；

第5步：整體測試調(diào)整，完成邀請函制作，開始分享。

較傳統(tǒng)方式的優(yōu)勢

 和傳統(tǒng)的紙質(zhì)邀請函相比，電子邀請函有以下幾大優(yōu)勢：

 發(fā)送方便，可通過短信、郵件或者微信群發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)，發(fā)給各個同事、嘉賓；

 制作便捷，現(xiàn)成的動態(tài)模板以及動態(tài)效果，套入年會的主題設(shè)計即可完成；

 在線信息收集，參會員工、嘉賓通過邀請函鏈接實時提交的自己參會信息，年會會務(wù)組可根據(jù)參會人員的數(shù)量安排相關(guān)采購事宜，減少浪費；

 內(nèi)容豐富，邀請函里的內(nèi)容展示無限制，可放入年會的主題、時間地點、節(jié)目單等等；

 傳播速度快，而且低碳環(huán)保。無紙化邀請函，環(huán)保且可以永久保存留念；

 提前預(yù)熱年會氣氛，炫酷的動態(tài)效果，配上歡快動聽的音樂，每位員工打開邀請函即可帶入年會氛圍中。

案例展示

Step.2 電子海報

推薦樣式

常用功能

 年會信息展示(主題元素、時間、地點、年會內(nèi)容)

 二維碼放置年會日程流程、報名連接、公司信息推廣，或者年會微站二維碼

 海報收集推廣數(shù)據(jù)

制作方法

第一步：根據(jù)年會主題設(shè)計海報，海報內(nèi)容主要有：年會主題、年會時間、地點、推廣二維碼等；

第二步：進(jìn)入31會議云的電子海報模塊，上傳背景圖，生成二維碼（報名入口、推廣二維碼）生成海報；

第三步：短息發(fā)送海報或微信端領(lǐng)取電子海報；

第四步：在后臺查看海報推廣的詳細(xì)信息（瀏覽量、報名數(shù)、支付金額）。

較傳統(tǒng)方式的優(yōu)勢

 推廣范圍更廣，不受時間和地域限制，網(wǎng)絡(luò)連接的地方都可以推廣；

 將印刷成本，海報分發(fā)推廣成本降低為0；

 H5海報的推廣通過網(wǎng)絡(luò)，不消耗紙質(zhì)資源；

 海報的推廣數(shù)據(jù)以及瀏覽數(shù)據(jù)可實時查看。

Mo.2 年會節(jié)目單制作（微站）

年會節(jié)目單是年會參與者重點關(guān)注點之一。傳統(tǒng)做法是印刷紙質(zhì)節(jié)目單，往往因節(jié)目內(nèi)容變數(shù)較大可能與實際有所不同，晚會結(jié)束后亦是隨手就扔?；谖⒄局谱鞯墓?jié)目單綠色環(huán)保，可隨時更改信息內(nèi)容，其二級菜單可展示節(jié)目更多的介紹，查看與傳播十分便捷。

推薦樣式

常用功能

 年會主題展示

 節(jié)目內(nèi)容介紹

制作方法

第一步：登陸31會議云微站模塊，選擇節(jié)目單首頁導(dǎo)航模板；

第二步：根據(jù)年會的主題及所選模板，設(shè)計節(jié)目單頁面以及各節(jié)目的具體介紹展示頁面；

第三步：生成電子節(jié)目單；

第四步：調(diào)整測試整個節(jié)目單效果，并發(fā)送節(jié)目單。節(jié)目單可通過微信發(fā)送，也可以印制二維碼放置在會場或印于參會證件背面，方便員工使用。

較傳統(tǒng)方式優(yōu)勢

 發(fā)送方便，可通過微信群發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)至員工與嘉賓；

 制作便捷，選好導(dǎo)航模板，套入年會的主題設(shè)計即可完成；

 傳播速度快，而且低碳環(huán)保。無紙化邀請函，環(huán)保且可以永久保存留念。

案例展示 

No.3 嘉賓在線注冊管理

常用注冊流程

    常規(guī)注冊流程

    確認(rèn)報名須知 - 填寫信息 – 注冊完成 – 發(fā)送電子參會憑證

    審核制注冊

    確認(rèn)報名須知 – 填寫信息  - 提交 – 主辦方審核通過 – 發(fā)送電子參會憑證

   付費注冊流程

確認(rèn)報名須知 – 選擇票種 – 填寫信息 – 確認(rèn)信息和購票匯總 - 選擇支付方式（微信支付/支付寶/Paypal/線下支付））– 支付費用 – 注冊完成 – 發(fā)送電子參會憑證

   團(tuán)隊注冊流程

確認(rèn)報名須知 – 注冊賬號 – 添加參會人 – 選擇票種 – 填寫參會人信息 – 完成并添加下一個參會人 – 選擇票種 – 填寫參會人信息 – 團(tuán)隊所有人員信息填寫完成 – 提交 – 確認(rèn)團(tuán)隊注冊信息 – 選擇付款方式 – 支付費用 – 注冊完成 – 發(fā)送電子參會憑證

定向邀約注冊

輸入邀約碼 – 邀約碼驗證通過 -確認(rèn)報名須知 - 填寫信息 – 注冊完成 – 發(fā)送電子參會憑證

注冊表單的構(gòu)成

注冊表單較一般會議更為復(fù)雜，由于其身份驗證要求高、日程選擇、需要提供接待服務(wù)多的諸多屬性，無論在表單的結(jié)構(gòu)還是收集的數(shù)據(jù)字段數(shù)量都有一定的標(biāo)準(zhǔn)。通常會包括注冊須知、購票頁（選擇票種或者參會類型）、個人信息頁、交通住宿頁、分會場日程選擇、宗教&特殊餐飲要求、支付頁、匯總確認(rèn)頁等多個組成部分。如果提供在線酒店預(yù)定、商品資料購買、論文提交等，還需要增加對應(yīng)的功能頁面。

注冊表單字段

 基本信息類型

中文字段:

姓、 名、 中間名、 代表證顯示名、 國籍、 生日、 公司、 職務(wù)、 證件類型、 證件號、公司地址、省份、城市、郵編、 辦公電話、手機號、電子郵件, 傳真

English field：

Family name, Given name, Middle name, Badge name, Nationality, DOB, Position，ID type， ID Number，Company address（States，City，Postcode）， Office phone, Mobile, E-mail， FAX

 交通類

中文字段:

抵達(dá)地點、航班/車次號、抵達(dá)日期/時間

離開地點、航班/車次號、離開日期/時間

English field：

Arrival airport/station, Flight/train number, Arrival date/time

Departure airport/station, Flight/train number, Departure date/time

 住宿類

中文字段：入住酒店、入住時間、離店時間、入住人數(shù)、房型

English field：

Hotel， Check-in time， Check-out time， Number of people， Room type

 會議日程類

中文字段：主論壇， 分論壇，展覽，歡迎晚宴，演講

English field

Main forum， Breakout， Exhibition， Welcome dinner， Speech

其他

中文字段：穆斯林、素食

English field：Muslim，Vegetarian 

支持分會場注冊

年會如果有多個分會場，參會人在注冊時選擇分會場，并合并支付所選擇分會場費用。注冊系統(tǒng)需支持在報名主論壇的同時，可以選擇多個分會場進(jìn)行報名，且無需重復(fù)填寫報名信息。注冊完成后，參會人將收到電子參會憑證，憑證中的二維碼具備了所選分會場的入場資格。

票種定義

票種用于不同級別或權(quán)益的區(qū)分，便于參會人注冊時選擇。通常有VIP貴賓票、觀眾票、媒體票、學(xué)生票等。票的屬性包括：票名稱、票的收費類型、票的說明、票的價格、購票開始結(jié)束時間等。

收費&優(yōu)惠條件

如年會需要收費，通常會支持免費票和收費票，也會支持多種方式的優(yōu)惠模式包括但不僅限于滿減、限時折扣（早鳥票）、定額優(yōu)惠等；如主辦單位使用了31營銷云的會員管理模塊，還可以執(zhí)行會員免費或優(yōu)惠以及積分購票模式。

統(tǒng)計（類型、收費）

對注冊數(shù)據(jù)統(tǒng)計，通常以注冊總?cè)藬?shù)、不同等級注冊嘉賓數(shù)量、總售票人數(shù)、主會場和分會場注冊情況等。統(tǒng)計報表的展現(xiàn)形式包括表格、直方圖、曲線圖、餅圖等。

商品購買

年會的會刊、紀(jì)念品、資料U盤等支持嘉賓在注冊時通過商品的形式進(jìn)行購買，商品結(jié)算與注冊系處于一個注冊表單中完成。

參會用戶智能標(biāo)簽

根據(jù)注冊用戶在注冊時填寫的信息，31會議云可以幫助主辦方給這些參會嘉賓自動打上標(biāo)簽，并保存至數(shù)據(jù)庫，為主辦單位數(shù)據(jù)分析和未來的邀約提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。 

No.4 酒店在線預(yù)訂管理

酒店設(shè)置

31會議云酒店預(yù)訂模塊支持房型（大床、標(biāo)間、床位）設(shè)置、價格設(shè)置、庫存設(shè)置；可設(shè)置房間預(yù)訂數(shù)量限制；可支持同住人信息登記。

參會注冊&酒店預(yù)訂數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)

注冊時用戶可以同步預(yù)定酒店系統(tǒng)，系統(tǒng)將自動關(guān)聯(lián)注冊數(shù)據(jù)和酒店預(yù)訂數(shù)據(jù)。酒店預(yù)定數(shù)據(jù)可用于現(xiàn)場簽到分房系統(tǒng)。

No.5 在線支付與發(fā)票管理

支付類型

支付方式支持人民幣、外幣（外幣目前以美金為主）。

支付方式

 線上支付，包括但不限于微信支付、支付寶、PayPal、信用卡；

 線下支付，如銀行電匯。選擇線下支付時，系統(tǒng)會提示收款相關(guān)信息。

支付接口

 31會議云支持接入主辦方各類支付通道，包括但不僅限于微信支付、支付寶和PayPal等支付接口，購票所得資金可直接進(jìn)入主辦方對公賬戶；

 如主辦方無任何電子支付賬戶，31會議可以代收費用服務(wù)。

支付統(tǒng)計和分類

 人民幣和美金支付均有獨立統(tǒng)計數(shù)據(jù)便于財務(wù)結(jié)算和匯率計算；

 每個用戶支付方式均與用戶數(shù)據(jù)關(guān)關(guān)聯(lián)。

No.6 基于社交網(wǎng)絡(luò)的會議推廣

多種推廣渠道

 31會議云提供多種推廣渠道，包括但不僅限于微信公號、微信朋友圈、QQ、郵件、短信；

 支持推廣渠道管理，每個推廣渠道可以設(shè)置獨立的鏈接或二維碼，推廣渠道可將鏈接植入微信公號或印刷二維碼在海報或宣傳冊上。系統(tǒng)將自動跟蹤和統(tǒng)計訪問流量、注冊人數(shù)。

推廣方式

 會議微站，制作會議移動網(wǎng)站，便于在微信端轉(zhuǎn)發(fā)和推廣；

 電子海報，海報是常用的推廣方式，圖片在微信朋友圈或微信群中呈現(xiàn)樣式為縮略圖，較圖文更容易被閱讀。31會議云推廣模塊提供電子海報功能，支持在以會議內(nèi)容為背景的圖片上設(shè)置二維碼，二維碼可以作為會議注冊入口。二維碼可作為發(fā)送方的唯一識別標(biāo)示用于跟蹤；

 電子邀約函，也是目前使用較為廣泛的方式，基于H5技術(shù)的電子邀約函，以特效方式展示會議信息吸引潛在參會人群注意力，并引導(dǎo)注冊報名或購票。

No.7 參會人數(shù)字化管理

標(biāo)簽化

根據(jù)注冊報名類型或數(shù)據(jù)注入類型（線上注冊、后臺導(dǎo)入）、支付狀態(tài)、邀請狀態(tài)、渠道狀態(tài)自動標(biāo)簽化用戶屬性，系統(tǒng)數(shù)據(jù)將關(guān)聯(lián)注冊簽到、入場簽到、餐飲、接機等系列權(quán)限給用戶。

狀態(tài)管理

系統(tǒng)支持用戶的4種狀態(tài)，成功注冊、未/已支付、線下支付、未/已審核、未/已簽到，根據(jù)不同的用戶狀態(tài)可以進(jìn)行不同用戶提醒或告知。如用戶在完成狀態(tài)下系統(tǒng)則會自動發(fā)送電子票，未支付狀態(tài)下用戶則會收到催付通知。

參會人數(shù)據(jù)管理

參會人管理模塊支持對參會人數(shù)據(jù)的增、刪、改、查；支持參會人數(shù)的批量導(dǎo)入、導(dǎo)出；支持未支付、未審核參會人管理。

No.8 自動化通知管理

自動化通知包含郵件、短信、微信和APP四大類消息，支持從注冊、購票、付費、電子票、簽到、入場、接機等方面進(jìn)行實時個性化提醒。針對已經(jīng)有信息的參會嘉賓或工作人員，系統(tǒng)支持生成含個性化二維碼的電子參會憑證，通常在會前3-5天發(fā)送給到參會人員。（如下圖所示）